Zarządca nieruchomości: obowiązki, przepisy i wynagrodzenie
Zarządca nieruchomości (zarządca nieruchomości, określany również jako zarządca budynku lub kierownik nieruchomości) zarządza budynkami w imieniu ich właścicieli: wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni, inwestorów lub firm. Od 2014 r. wykonywanie tego zawodu nie wymaga państwowej licencji. Jedynym wymogiem ustawowym jest obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, natomiast pracodawcy poszukują osób z doświadczeniem w pracy ze wspólnotami mieszkaniowymi, budżetami, przeglądami technicznymi oraz trudnymi właścicielami.
Czy do wykonywania zawodu zarządcy nieruchomości potrzebna jest licencja?
Nie. Ustawa deregulacyjna, która weszła w życie 1 stycznia 2014 r., zniosła obowiązek posiadania państwowej licencji przez zarządców nieruchomości, a także wymogi dotyczące określonego wykształcenia i praktyki. W tym samym czasie przestała działać komisja ds. odpowiedzialności zawodowej, która mogła nakładać sankcje na zarządców, więc spory z zarządcą rozstrzygane są obecnie przez sądy cywilne.
Pozostaje art. 186 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami: zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością. Jeśli zarządca korzysta z pomocy osób pozostających pod jego nadzorem, polisa musi również obejmować działania tych osób. Minimalna suma gwarancyjna, ustalona rozporządzeniem Ministra Finansów, wynosi równowartość 50 000 euro, a kopia aktualnej polisy jest dołączana do umowy o zarządzanie.
Umowa ma większe znaczenie niż jakikolwiek tytuł. Zgodnie z tą samą ustawą zakres zarządzania określa „umowa o zarządzanie nieruchomością” zawarta z właścicielem lub wspólnotą mieszkaniową. Jeśli zarządca nie przedstawi dokumentu ubezpieczeniowego w ciągu siedmiu dni od otrzymania pisemnego wezwania, druga strona może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym.
Wciąż istnieją stare licencje państwowe sprzed 2014 roku, a stowarzyszenia zawodowe wydają własne, dobrowolne licencje i certyfikaty. Niektórzy pracodawcy wymieniają je w ogłoszeniach jako „mile widziane”, a czasami jako wymóg, ale żadna ustawa nie nakłada obowiązku ich posiadania.
Czym zajmuje się zarządca nieruchomości w ramach wspólnoty mieszkaniowej?
Większość ogłoszeń o pracę dotyczy nieruchomości mieszkalnych: wspólnot mieszkaniowych w blokach, często w nowych inwestycjach. Ramy prawne wyznacza ustawa o własności lokali, która określa sposób podejmowania decyzji przez właścicieli, oraz umowa o zarządzanie, która powierza zarządcy bieżące prowadzenie spraw.
Roczny cykl obraca się wokół corocznego zgromadzenia właścicieli, które zgodnie z ustawą powinno odbywać się w pierwszym kwartale roku. Przed zgromadzeniem zarządca nieruchomości przygotowuje sprawozdanie finansowe za poprzedni rok, plan gospodarczy na następny rok oraz projekty uchwał. Podczas zgromadzenia właściciele głosują nad wysokością opłat, funduszem remontowym i większymi pracami; zgromadzenie odbywa się zazwyczaj po godzinach pracy, aby właściciele mogli w nim uczestniczyć.
W okresie między zgromadzeniami praca polega na ciągłym wykonywaniu zadań:
- zlecanie i nadzorowanie sprzątania, konserwacji, serwisu wind, wywozu śmieci oraz innych usługodawców,
- regularne obchody budynku i części wspólnych,
- pozyskiwanie ofert na naprawy i przedstawianie ich radzie wspólnoty,
- rozliczanie się z właścicielami, dostawcami i dostawcami usług medialnych we współpracy z zespołem księgowym,
- rozpatrywanie zgłoszeń właścicieli, od zepsutego domofonu po wyciek z mieszkania powyżej,
- utrzymywanie porządku w dokumentacji budynku i korespondencji.
W przypadku nowych inwestycji pierwsze lata obejmują również roszczenia gwarancyjne wobec dewelopera. Usterki w częściach wspólnych, takie jak nieszczelne rampy garażowe lub wadliwa wentylacja, są gromadzone, zgłaszane i ścigane przez zarządcę, co może trwać miesiące.
Kontrole, bezpieczeństwo i związane z nimi obowiązki prawne
Ustawa o gospodarce nieruchomościami wymienia, na czym polega właściwe zarządzanie: racjonalne zarządzanie finansami, bezpieczne użytkowanie i prawidłowe funkcjonowanie nieruchomości, właściwe zarządzanie energią, bieżąca administracja, utrzymywanie nieruchomości w stanie nienaruszonym oraz uzasadnione inwestycje. Każdy z tych punktów przekłada się na konkretne zadania.
Najważniejszy z nich ma charakter techniczny. Prawo budowlane nakłada obowiązek przeprowadzania okresowych przeglądów budynków, w tym corocznych kontroli elementów narażonych na działanie czynników atmosferycznych, instalacji gazowych i przewodów kominowych, a także przeglądów ogólnego stanu technicznego oraz instalacji elektrycznych i odgromowych co pięć lat. Duże budynki wymagają dodatkowych przeglądów dwa razy w roku. Zarządca nie przeprowadza ich samodzielnie, lecz zleca je licencjonowanym specjalistom, pilnuje terminów i odnotowuje wyniki w książce obiektu budowlanego.
W ogłoszeniach często pojawia się sformułowanie „pilnowanie terminów przeglądów”, czyli śledzenie terminów przeglądów wymaganych przez prawo oraz dokumentację techniczną urządzeń (DTR). Pominięcie przeglądu to jeden z najszybszych sposobów na utratę umowy, ponieważ naraża wspólnotę na odpowiedzialność w razie wypadku.
Energia to drugi obszar. Właściciele i zarządcy musieli zgłaszać źródła ciepła do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB), a budynki sprzedawane lub wynajmowane wymagają świadectwa charakterystyki energetycznej. W celu termomodernizacji bloku wspólnota zleca audyt energetyczny. W naszym profilu audytora energetycznego wyjaśniamy, co przygotowuje ten specjalista i kiedy.
Zarządca, administrator, kierownik nieruchomości: co oznacza każdy z tych tytułów?
W polskich ogłoszeniach o pracę stosuje się co najmniej siedem nazw stanowisk z tej grupy, które nie zawsze są używane spójnie. Różnice te mają znaczenie, ponieważ to samo słowo może oznaczać stanowisko młodszego specjalisty pracującego na miejscu w jednej firmie, a w innej – stanowisko związane z zarządzaniem portfelem projektów.
Administrator nieruchomości i administrator budynku
Administrator nieruchomości (osobny wpis w KZiS pod kodem 333403) zajmuje się sprawami operacyjnymi: stanem technicznym, wykonawcami, naprawami oraz kontaktami z mieszkańcami na miejscu. Ogłoszenia o pracę na stanowisko „administrator budynku” lub „administrator budynków” opisują ten sam zakres obowiązków powiązany z konkretnymi adresami: przeglądy lokali, zgłoszenia usterek, nadzór nad firmami sprzątającymi i konserwacyjnymi oraz przekazywanie i odbiór mieszkań. W miejskich spółkach mieszkaniowych rola ta ma często charakter techniczny i obejmuje takie zadania, jak okresowe przeglądy, przedmiary robót i kosztorysy, dlatego może być wymagane wykształcenie budowlane oraz uprawnienia budowlane.
W ogłoszeniach o pracę te dwa stanowiska są często łączone w jedno: „administrator – zarządca”. Zarządca nieruchomości ponosi odpowiedzialność umowną, przygotowuje plany i uchwały, reprezentuje właściciela w podejmowaniu decyzji oraz odpowiada za wyniki ekonomiczne, podczas gdy administrator dba o to, by zadania były faktycznie realizowane na miejscu.
Zarządca budynku
Zarządca budynku to po prostu osoba zarządzająca pojedynczym budynkiem; termin ten stosuje się głównie w przypadku wspólnot mieszkaniowych oraz wieżowców komercyjnych. Z prawnego punktu widzenia jest to ta sama rola, co zarządca nieruchomości: zakres obowiązków wynika z umowy o zarządzanie, a obowiązkowe ubezpieczenie OC jest takie samo.
Kierownik nieruchomości i kierownik ds. nieruchomości
Tytuły te zazwyczaj odnoszą się do stanowiska wewnętrznego w firmie, a nie do usługi świadczonej na rzecz wspólnoty mieszkaniowej. Kierownik ds. nieruchomości w firmie zarządza lokalami należącymi do firmy lub przez nią wynajmowanymi: umowami najmu, kosztami, konserwacją techniczną, a w sieciach handlowych lub pocztowych – wyszukiwaniem i optymalizacją lokalizacji. W gminnych jednostkach zarządzających nieruchomościami ten sam tytuł obejmuje wynajem lokali użytkowych w drodze przetargów, sporządzanie umów najmu oraz stosowanie ustawy o ochronie praw lokatorów i prawa zamówień publicznych. Pracodawcy zazwyczaj oczekują kilkuletniego doświadczenia, a w sektorze publicznym – wyższego wykształcenia.
W mniejszych firmach zarządzających jedna osoba wykonuje zarówno zadania administratora, jak i zarządcy. W większych firmach zarządca nadzoruje kilku administratorów i portfel budynków, podczas gdy pracownicy techniczni i księgowi zajmują się szczegółami. Wynagrodzenie w takich firmach często zależy od wielkości i liczby budynków w portfelu, co w ogłoszeniach opisuje się jako „wynagrodzenie uzależnione od obsługiwanego pakietu nieruchomości”.
Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi: ten sam tytuł, inna praca
W biurach, magazynach, centrach handlowych i parkach handlowych zarządca nieruchomości pracuje raczej dla inwestora lub funduszu niż dla wspólnoty właścicieli. Główny nacisk kładzie się na najemców, warunki umów najmu i budżet. Do typowych zadań należy przygotowywanie rocznego budżetu operacyjnego, rozliczanie opłat eksploatacyjnych z najemcami, koordynowanie konserwacji technicznej z kierownikiem obiektu, nadzorowanie prac wykończeniowych prowadzonych przez najemców oraz przekazywanie wyników właścicielowi.
Stanowiska te zazwyczaj wymagają dobrej znajomości języka angielskiego, ponieważ właściciele i zarządzający aktywami często pochodzą z różnych krajów, a sprawozdania sporządzane są w języku angielskim. Pracodawcy poszukują również osób z doświadczeniem w zakresie umów najmu oraz wyczuciem liczb, ponieważ każda pozycja kosztowa wpływa na wartość budynku. Koordynacja prac wykończeniowych wiąże się z kontaktami z projektantami; nasz artykuł na temat architekta wnętrz pokazuje, co obejmuje ich dokumentacja i o co należy zapytać przed rozpoczęciem prac.
Umiejętności, które faktycznie sprawdzają pracodawcy
Osoby rekrutujące na stanowiska związane z nieruchomościami mieszkaniowymi poszukują praktycznej wiedzy na temat procesów: uchwał, spotkań, planów ekonomicznych, rozliczeń oraz współpracy z dostawcami. Częścią tej wiedzy jest znajomość przepisów prawnych: ustawy o własności lokali, ustawy o gospodarce nieruchomościami, Prawa budowlanego oraz podstaw Kodeksu cywilnego dotyczących umów. Nie oczekuje się, że będziesz prawnikiem, ale musisz wiedzieć, kiedy decyzja wymaga uchwały, a kiedy mieści się w zakresie zwykłego zarządzania.
Umiejętności miękkie w tej branży mają specyficzny charakter. Prowadzisz spotkania, w których uczestniczą dziesiątki właścicieli o różnych interesach, wyjaśniasz, dlaczego rosną opłaty, i zachowujesz spokój, gdy mieszkaniec dzwoni w nocy w sprawie zalania. Liczy się również komunikacja pisemna: ogłoszenia, listy i projekty uchwał muszą być na tyle jasne, by nikt nie mógł ich interpretować na dwa sposoby.
W ogłoszeniach często pojawia się wymóg posiadania prawa jazdy kategorii B, ponieważ zarządcy przemieszczają się między budynkami. Excel oraz oprogramowanie firmy zarządzającej służące do rozliczeń to narzędzia codziennego użytku, a niektóre firmy cenią sobie wykształcenie techniczne, które pomaga w ocenie usterek i ofert wykonawców.
Ile zarabia zarządca nieruchomości?
Wynagrodzenia są bardzo zróżnicowane. Młodsi pracownicy i asystenci często zaczynają od kwoty zbliżonej do krajowej płacy minimalnej, zwłaszcza poza największymi miastami. Niezależny zarządca nieruchomości zarządzający kilkoma wspólnotami zazwyczaj zarabia około średniej krajowej lub powyżej niej, a zarządcy dużych portfeli nieruchomości mieszkaniowych lub budynków komercyjnych zarabiają znacznie powyżej tej średniej.
Czynniki wpływające na wynagrodzenie w tym zawodzie to:
- Wielkość portfela: liczba i wielkość zarządzanych budynków często stanowi podstawę wynagrodzenia lub premii.
- Rodzaj nieruchomości: zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi jest lepiej opłacane niż mieszkaniowymi, ale wymaga znajomości języka angielskiego oraz umiejętności sporządzania sprawozdań finansowych.
- Forma współpracy: wiele firm oferuje umowę o pracę, umowę zlecenie lub współpracę B2B na to samo stanowisko, a menedżerowie prowadzący własną działalność gospodarczą posiadają własną polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Aby porównać oferty, skorzystaj z naszego kalkulatora wynagrodzeń.
- Region: Warszawa i inne duże miasta, w których powstaje wiele nowych inwestycji, oferują więcej stanowisk oraz lepiej płatne pozycje.
- Prowadzenie własnej firmy: właściciele firm zarządzających zarabiają na umowach z wspólnotami mieszkaniowymi, a ich dochody rosną wraz z liczbą budynków i renomą firmy.
Godziny pracy, stres i wypalenie zawodowe
Oficjalne godziny pracy są często elastyczne, ale praca nie kończy się o piątej. Zebrania właścicieli odbywają się wieczorami, aweje zdarzają się w weekendy, a mieszkańcy oczekują odpowiedzi jeszcze tego samego dnia. Niektóre firmy prowadzą dyżury telefoniczne, a ogłoszenia zawierają informacje o godzinach dyżurów w zarządzanych nieruchomościach.
Obciążenie emocjonalne wynika z konfliktów. Musisz zajmować się sporami między sąsiadami, właścicielami, którzy odmawiają zapłaty, oraz zarządami, które zmieniają zdanie po podpisaniu umów. Menedżerowie, którzy utrzymują się w tym zawodzie, oddzielają krytykę osobistą od pełnionej roli, dokumentują każdą decyzję i ustalają jasne zasady kontaktu poza godzinami pracy.
Dla kogo jest ta praca?
Ta rola jest odpowiednia dla osób zorganizowanych, które lubią różnorodność i nie boją się wystąpień publicznych. Jeśli potrafisz w ciągu jednego popołudnia zapoznać się z raportem z kontroli technicznej, budżetem i uchwałą, a mimo to uprzejmie odpowiedzieć mieszkańcowi, dobrze sobie poradzisz. Stanowisko to jest mniej odpowiednie dla osób, które preferują skupioną pracę w pojedynkę lub dla których konflikty są wyczerpujące.
Osoby na tym stanowisku często pochodzą z administracji, księgowości, agencji nieruchomości lub branży budowlanej. Powiązane zawody to doradztwo w zakresie nieruchomości, zarządzanie obiektami oraz zarządzanie aktywami. Geodeci mają również kontakt z zarządcami, gdy wspólnota dzieli działkę lub ustala granice, co opisuje nasz profil geodety.
Często zadawane pytania: zarządca nieruchomości
Czy nadal wymagana jest licencja zarządcy nieruchomości?
Nie. Państwowa licencja została zniesiona 1 stycznia 2014 r. Każda osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych może zarządzać nieruchomościami na podstawie umowy o zarządzanie, pod warunkiem posiadania obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Istnieją dobrowolne licencje i certyfikaty wydawane przez stowarzyszenia zawodowe, a niektórzy pracodawcy je cenią, jednak nie stanowią one prawnego warunku wykonywania tej pracy.
Jakiego ubezpieczenia potrzebuje zarządca nieruchomości?
Artykuł 186 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami nakłada obowiązek posiadania ubezpieczenia OC od szkód powstałych w związku z zarządzaniem nieruchomością, w tym szkód spowodowanych przez osoby pracujące pod nadzorem zarządcy. Minimalna suma gwarancyjna wynosi równowartość 50 000 euro, a kopia polisy jest dołączana do umowy o zarządzanie.
Czym zajmuje się zarządca nieruchomości podczas zgromadzenia wspólnoty mieszkaniowej?
Zarządca zazwyczaj przygotowuje materiały: sprawozdanie finansowe za poprzedni rok, plan gospodarczy, projekty uchwał oraz informacje o planowanych remontach. Podczas zgromadzenia przedstawia dane liczbowe, odpowiada na pytania właścicieli i często przewodniczy dyskusji. Po głosowaniu zarządca realizuje przyjęte uchwały w zakresie określonym w umowie.
Jaka jest różnica między zarządcą nieruchomości a administratorem nieruchomości?
Administrator (administrator nieruchomości lub administrator budynku) zajmuje się bieżącą obsługą na miejscu: usterkami, wykonawcami, sprzątaniem, przeglądami i zgłoszeniami mieszkańców. Zarządca nieruchomości odpowiada za całość umowy: plany gospodarcze, uchwały, budżety i decyzje uzgodnione z właścicielem. W małych firmach często jedna osoba pełni obie funkcje, dlatego w ogłoszeniach te stanowiska są łączone.
Czy mogę zostać zarządcą nieruchomości bez doświadczenia?
Tak, ale większość osób zaczyna jako asystent lub administrator w firmie zarządzającej. Dzięki temu można nabrać praktyki w zakresie prowadzenia spotkań, kontaktów z wykonawcami i rozliczeń, zanim samemu przejmie się odpowiedzialność za budynki. Pomocne są kursy z zakresu prawa wspólnot mieszkaniowych i budżetowania, a doświadczenie w administracji, księgowości lub budownictwie skraca czas potrzebny na opanowanie nowych umiejętności.
Czy zarządcy nieruchomości pracują wieczorami?
Często tak. Zgromadzenia właścicieli wspólnot mieszkaniowych odbywają się zazwyczaj po standardowych godzinach pracy, aby właściciele mogli w nich uczestniczyć, a sytuacje awaryjne, takie jak wycieki czy awarie wind, nie ograniczają się do godzin pracy biura. Wiele firm rekompensuje to elastycznym czasem pracy, ale dyspozycyjność wieczorami i sporadycznie w weekendy jest częścią tej pracy.