Specjalista ds. logistyki: obowiązki, narzędzia i wynagrodzenie
Specjalista ds. logistyki planuje i nadzoruje przepływ towarów do firmy, w jej obrębie oraz z firmy: rezerwuje transport, monitoruje opóźnione dostawy, utrzymuje odpowiedni poziom zapasów oraz sprawdza każdy dokument CMR i WZ w trakcie transportu. W Polsce jest to głównie praca biurowa oparta na systemach SAP i Excel. Nie jest wymagane żadne uprawnienie, ale potrzebne są silne nerwy.
Czym właściwie zajmuje się specjalista ds. logistyki przez cały dzień?
Stanowisko specjalista ds. logistyki (kod KZiS 242108) obejmuje bardzo zróżnicowane zadania. Dwie osoby o tym samym stanowisku mogą zajmować się zupełnie innymi problemami, dlatego przed złożeniem aplikacji warto przeczytać opis obowiązków w ogłoszeniu linijka po linijce. W polskich ogłoszeniach o pracę stanowisko to zazwyczaj należy do jednej z czterech kategorii.
Logistyka przychodząca dla fabryki
Dbasz o to, by surowce i zakupione części dotarły na miejsce, zanim będą potrzebne na linii produkcyjnej. Koordynujesz dostawy drogowe, lotnicze i morskie do zakładu, codziennie śledzisz ich status, kontaktujesz się z przewoźnikami oraz ściśle współpracujesz z planistami produkcji i magazynem. Ogłoszenia dotyczące tego typu stanowisk często zawierają wzmianki o systemach MRP i SAP, ponieważ każda dostawa musi być dopasowana do zlecenia produkcyjnego. Opóźnienie w tym obszarze nie oznacza niezadowolonego klienta w przyszłym tygodniu. Oznacza to zatrzymanie linii produkcyjnej już jutro rano.
Wysyłka i dystrybucja
W tym dziale zajmujesz się organizacją wysyłek do klientów. Rezerwujesz ciężarówki lub kurierów, wydajesz gotowe produkty z magazynu w systemie SAP, generujesz dokumenty transportowe, sprawdzasz terminy dostaw oraz planujesz trasy dla własnej floty, jeśli firma taką posiada. Niektórzy pracodawcy dodają do tego zadania zarządzanie flotą: ubezpieczenia, przeglądy i serwis firmowych ciężarówek i samochodów.
Logistyka magazynowa u operatora logistycznego
W firmie typu 3PL (operatorze prowadzącym magazyny dla klientów) specjalista ds. logistyki pracuje z systemem WMS, rejestruje przyjęcia i wydania towarów, wystawia dokumenty magazynowe, przygotowuje raporty dla kierownika magazynu oraz gromadzi dane potrzebne do rozliczania klientów za przechowywanie i obsługę. Część dnia spędzasz w biurze, a część na terenie magazynu.
Koordynacja importu i spraw celnych
W firmach handlowych sprowadzających towary z Azji praca polega na planowaniu importu we współpracy ze spedytorami, przekazywaniu dokumentów agencjom celnym i zespołowi finansowemu oraz radzeniu sobie z opóźnieniami w portach. Ogłoszenia dotyczące tego stanowiska wspominają również o raportach SENT, polskim elektronicznym systemie monitorowania transportu drogowego towarów wrażliwych.
Specjalista ds. logistyki, logistyk czy technik logistyk: gdzie leży granica?
„Logistyk” to szerokie, potoczne określenie. Specjalista ds. logistyki to konkretne stanowisko w klasyfikacji KZiS, zaliczane do grupy specjalistów ds. biznesu i administracji, co oznacza, że pracodawcy zazwyczaj oczekują wyższego wykształcenia lub solidnego doświadczenia. Technik logistyk to tytuł zawodowy uzyskiwany w technikum lub na kursie kwalifikacyjnym i stanowi on częsty punkt wyjścia dla osób, które później przechodzą do roli specjalisty.
W praktyce granicę wyznacza zakres odpowiedzialności. Operator magazynu lub młodszy pracownik wykonuje polecenia. Specjalista ds. logistyki decyduje, jak powinna przebiegać dostawa, z usług którego przewoźnika skorzystać, jaki poziom zapasów jest optymalny oraz co zrobić, gdy plan się nie powiedzie.
Jakie umiejętności sprawdzają pracodawcy?
Najnowsze polskie ogłoszenia są pod tym względem zaskakująco spójne. Opis umiejętności miękkich różni się w zależności od firmy, ale wymagania dotyczące umiejętności twardych powtarzają się.
- SAP lub inny system ERP. Niektórzy producenci wymieniają znajomość SAP jako warunek konieczny. Inni akceptują doświadczenie z dowolnym systemem ERP, takim jak IFS, i przeszkolą Cię w zakresie obsługi swojego systemu.
- Biegła znajomość programu Excel na poziomie roboczym. Ogłoszenia jasno to określają: tabele przestawne i funkcja VLOOKUP. Będziesz łączyć dane eksportowane z SAP, porównywać terminy dostaw, obliczać pokrycie zapasów i tworzyć cotygodniowe raporty.
- WMS. Na stanowiskach związanych z magazynem rejestruje się ruchy magazynowe i generuje dokumenty bezpośrednio w systemie zarządzania magazynem.
- Język angielski, często na poziomie B2. Przewoźnicy, dostawcy i centrala korespondują w języku angielskim. Firmy z niemieckimi właścicielami lub klientami dodają niemiecki jako drugi język.
- Prawo jazdy kategorii B. Nie jest to wymóg powszechny, ale pojawia się, gdy praca wiąże się z wizytami w magazynach lub zakładach w różnych lokalizacjach.
Analiza danych staje się częścią pracy nawet na stanowiskach juniorskich. Ogłoszenie z Wrocławia dotyczące stanowiska młodszego specjalisty łączyło koordynację przyjazdów z analizą danych logistycznych i aktualizacją informacji w systemach firmowych. Jeśli potrafisz wykazać, że uporządkowałeś chaotyczne dane dotyczące eksportu i przekształciłeś je w przejrzysty raport, już wyprzedzasz wielu kandydatów.
Dokumenty i przepisy, z którymi będziesz mieć do czynienia co tydzień
Jest to część, którą większość poradników zawodowych pomija, a właśnie o to pytają rekruterzy podczas rozmów kwalifikacyjnych. Specjalista ds. logistyki ma do czynienia z dokumentacją, która ma realne konsekwencje prawne i finansowe.
- CMR, międzynarodowy list przewozowy dla transportu drogowego. Sprawdzasz, czy jest on zgodny z towarem, zamówieniem i adresem dostawy.
- WZ i PZ, standardowe polskie dokumenty magazynowe dotyczące wydanych (wydanie zewnętrzne) i przyjętych (przyjęcie zewnętrzne) towarów.
- Incoterms – warunki handlowe określające, kto pokrywa koszty transportu i ubezpieczenia oraz w którym momencie następuje przejście ryzyka. W wielu ogłoszeniach wymienia się je jako wymóg, obok podstawowych procedur celnych.
- Faktury i dokumenty transportowe, które należy zweryfikować przed dokonaniem płatności, więc błąd w liście przewozowym staje się problemem dla księgowości.
Należy spodziewać się co najmniej jednego pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej, które bezpośrednio sprawdza tę wiedzę, na przykład: kto organizuje i opłaca transport główny zgodnie z daną zasadą Incoterms lub co należy sprawdzić w konosamencie CMR przed wyjazdem ciężarówki.
Jak zostać specjalistą ds. logistyki?
Nie ma żadnej licencji ani egzaminu państwowego. Pracodawcy decydują samodzielnie, a ich wymagania dzielą się na trzy kategorie.
- Studia z zakresu logistyki, transportu lub ekonomii. Wiele ogłoszeń preferuje wykształcenie wyższe w dziedzinie logistyki lub pokrewnej. Dyplom umożliwia objęcie stanowisk młodszych specjalistów u producentów i operatorów logistycznych, czasami poprzez staże.
- Wykształcenie średnie oraz doświadczenie w magazynie lub transporcie. Znaczna część ogłoszeń akceptuje wykształcenie średnie, jeśli masz około dwóch lat doświadczenia w logistyce magazynowej. Jest to typowa ścieżka kariery dla technika logistyka, operatora magazynowego lub dyspozytora transportu.
- Przejście z pokrewnej funkcji. Obsługa klienta, zakupy, planowanie produkcji i spedycja – wszystkie te obszary pozwalają wyrobić odpowiednie nawyki. Firmy czasami ogłaszają oferty na stanowiska łączące różne zadania, np. specjalista ds. obsługi klienta i logistyki ze znajomością języka obcego, które świetnie sprawdzają się jako pomost.
Realistyczna ścieżka kariery dla absolwenta to sześć do dwunastu miesięcy na stanowisku młodszego specjalisty, a następnie pełna samodzielność w zakresie jednego procesu, np. przyjęcia towarów lub wysyłek. CV dostosowane do branży logistycznej powinno zawierać konkretne dane liczbowe, takie jak liczba przesyłek dziennie, systemy, z których korzystałeś, oraz raporty, które tworzyłeś, ponieważ rekruterzy zwracają uwagę właśnie na te informacje.
Wynagrodzenie specjalisty ds. logistyki: co wpływa na jego wzrost lub spadek?
Wynagrodzenie specjalisty ds. logistyki na poziomie podstawowym zazwyczaj plasuje się wyraźnie powyżej krajowej płacy minimalnej, ale poniżej średniej krajowej, zwłaszcza na stanowiskach młodszych specjalistów w mniejszych firmach. Przy kilkuletnim doświadczeniu, samodzielnej odpowiedzialności za proces i dobrej znajomości języka angielskiego zarobki na tym stanowisku zazwyczaj przekraczają średnią krajową. Starszy specjaliści w międzynarodowych grupach produkcyjnych i dużych centrach logistycznych zarabiają znacznie powyżej tej średniej.
Największy wpływ ma kilka czynników:
- Region. Duże klastry logistyczne w okolicach Warszawy, Poznania, Wrocławia, Łodzi i Górnego Śląska oferują wyższe wynagrodzenia niż małe miasta, ponieważ firmy konkurują o tych samych pracowników.
- Rodzaj pracodawcy. Międzynarodowi producenci i globalni operatorzy logistyczni zazwyczaj oferują wyższe wynagrodzenia niż lokalni dystrybutorzy.
- Języki. Znajomość niemieckiego lub francuskiego oprócz angielskiego znacznie podnosi Twoją wartość na rynku pracy, zwłaszcza na stanowiskach logistycznych związanych z kontaktem z klientami.
- Systemy. Sprawdzone doświadczenie w pracy z systemem SAP często decyduje o różnicy między ofertą wynagrodzenia dla początkujących a standardową ofertą wynagrodzenia.
- Forma zatrudnienia. Większość ogłoszeń oferuje umowę o pracę (standardową umowę o pracę). Praca agencyjna, zwana również umową o pracę tymczasową, pojawia się w przypadku stanowisk dla początkujących, a umowy B2B sporadycznie występują na stanowiskach wyższego szczebla.
Porównując oferty, sprawdź, czy premia zależy od oszczędności kosztów lub wyników dostaw oraz czy nadgodziny w okresach szczytowego zapotrzebowania są wynagradzane. Kalkulator wynagrodzenia pomoże Ci przeliczyć ofertę brutto na kwotę, którą faktycznie otrzymasz w ramach danego rodzaju umowy.
Jak wygląda środowisko pracy?
Większość specjalistów ds. logistyki pracuje w biurze przy magazynie lub fabryce, a wiele stanowisk pozwala na jeden lub dwa dni pracy zdalnej w tygodniu. Stanowiska w pełni zdalne są rzadkością, ponieważ czasami trzeba podejść do rampy załadunkowej i osobiście sprawdzić problem. Praca zmianowa jest rzadkością wśród specjalistów, ale niektóre stanowiska przy magazynie działają na dwie zmiany, a okresy szczytowe, koniec kwartału i inwentaryzacja wiążą się z dłuższymi dniami pracy.
Presja jest raczej stała niż gwałtowna. Telefon dzwoni, gdy ciężarówka nie dotrze w wyznaczonym terminie, gdy dostawca nie może załadować towaru na czas lub gdy system wskazuje stan magazynowy, który nie pokrywa się z rzeczywistą ilością na półkach. Podejmujesz decyzje na podstawie niekompletnych informacji, a ktoś – czy to z działu produkcji, sprzedaży, czy klient – zawsze czeka na odpowiedź. Dobrze radzą sobie osoby, które lubią co godzinę rozwiązywać nowe zagadki. Ci, którzy potrzebują przewidywalnej listy zadań, często ulegają wypaleniu.
Dokąd może zaprowadzić ta praca?
Klasyczna ścieżka kariery prowadzi od młodszego specjalisty do specjalisty, starszego specjalisty, a następnie kierownika zespołu lub kierownika działu logistyki. Wiele osób nie pnie się w górę w linii prostej. Przechodzą na stanowiska pokrewne, gdzie ceniona jest ta sama wiedza:
- planowanie produkcji i łańcucha dostaw,
- zakupy i zarządzanie dostawcami,
- spedycja w firmie spedycyjnej,
- analiza danych logistycznych lub dotyczących łańcucha dostaw,
- usprawnianie procesów i projekty lean w magazynie.
Kolejowy transport towarowy to kolejny kierunek, o którym warto wiedzieć. Operatorzy transportu intermodalnego i kolejowego zatrudniają pracowników logistycznych, którzy planują wagonów, terminali i tras pociągów, a jeśli kiedykolwiek zastanawiasz się, co dzieje się po drugiej stronie tego rozkładu jazdy, profil maszynisty pociągu pokazuje rzeczywistość operacyjną.
Czy istnieje zapotrzebowanie i czy sztuczna inteligencja zastąpi specjalistów ds. logistyki?
Polska stała się jednym z głównych ośrodków magazynowo-dystrybucyjnych w Europie, a liczba ofert pracy dla specjalistów ds. logistyki na głównych polskich portalach z ogłoszeniami o pracy utrzymuje się na wysokim poziomie przez cały rok. Największe zapotrzebowanie odnotowuje się w pobliżu dużych parków logistycznych położonych wzdłuż głównych autostrad oraz w regionach przemysłowych, gdzie znajduje się wiele zakładów produkcyjnych.
Automatyzacja zmienia charakter pracy, a nie powoduje jej likwidację. Systemy zarządzania transportem już teraz sugerują trasy i przewoźników, a raporty, których sporządzenie kiedyś zajmowało cały poranek, mogą być generowane automatycznie. Pozostaje obsługa sytuacji wyjątkowych: opóźniony kontener, niewłaściwa ilość towaru, klient zmieniający zamówienie po załadowaniu ciężarówki. W takich sytuacjach potrzebna jest osoba, która rozumie zarówno system, jak i zaangażowanych w proces ludzi. To specjalista, który jedynie kopiuje dane między plikami, jest narażony na utratę pracy, dlatego rozwijanie umiejętności analitycznych i rozwiązywania problemów stanowi najlepszą ochronę.
Dla kogo jest ta praca, a kto powinien się dobrze zastanowić?
Ta praca jest dla Ciebie, jeśli lubisz porządek, ale potrafisz pogodzić się z codziennymi zmianami planów, jeśli pamiętasz szczegóły, takie jak numer dostawy czy przydział miejsca w doku, oraz jeśli nie masz oporów przed dzwonieniem do przewoźnika i naciskaniem na znalezienie rozwiązania. Specjalista ds. logistyki spędza znaczną część dnia na komunikacji, często w języku angielskim, więc lęk przed rozmowami telefonicznymi stanowi prawdziwą przeszkodę.
Ta praca może nie być dla Ciebie, jeśli zależy Ci na tym, by dzień pracy kończył się o stałej porze bez względu na okoliczności, jeśli Excel Cię nudzi lub jeśli wolisz tworzyć nowe rozwiązania niż naprawiać istniejące. Warto też wiedzieć, że znaczna część obowiązków ma charakter administracyjny. Zadania strategiczne, takie jak przeprojektowanie sieci magazynów, pojawiają się później i zazwyczaj na wyższych stanowiskach.
Często zadawane pytania
Czy potrzebuję dyplomu, aby zostać specjalistą ds. logistyki?
Nie zawsze. Wielu pracodawców preferuje dyplom z logistyki, transportu lub ekonomii, ale znaczna część polskich ogłoszeń akceptuje wykształcenie średnie w połączeniu z około dwuletnim doświadczeniem w logistyce magazynowej. Dyplom technika logistyka w połączeniu z praktyczną pracą w magazynie lub biurze transportowym to powszechna i ceniona droga do zdobycia tej roli.
Jaka jest różnica między specjalistą ds. logistyki a spedytorem?
Spedytor zazwyczaj pracuje w firmie spedycyjnej i zajmuje się sprzedażą usług transportowych, wyszukując przewoźników dla wielu klientów. Specjalista ds. logistyki zazwyczaj pracuje w przedsiębiorstwie produkcyjnym, dystrybucyjnym lub u operatora magazynowego i zarządza przepływem towarów tej firmy, w tym stanami magazynowymi, dokumentacją magazynową oraz współpracą z działem produkcji lub sprzedaży.
Czy znajomość systemu SAP jest naprawdę wymagana?
W firmach produkcyjnych często tak właśnie jest, a niektóre ogłoszenia podają to jako warunek konieczny. Inni pracodawcy akceptują doświadczenie z dowolnym systemem ERP i przeszkolą Cię w zakresie swojego systemu. Jeśli nigdy nie korzystałeś z SAP, wymień systemy, które znasz, takie jak WMS lub inny system ERP, i wykaż się wysokimi umiejętnościami w zakresie obsługi programu Excel, co sprawdza niemal każdy pracodawca.
Czy specjalista ds. logistyki może pracować zdalnie?
Częściowo. Praca hybrydowa, obejmująca jeden lub dwa dni pracy zdalnej w tygodniu, jest powszechna w przypadku stanowisk biurowych w większych firmach. Stanowiska w pełni zdalne są rzadkością, ponieważ praca jest powiązana z magazynem, zakładem produkcyjnym lub rampą załadunkową, a niektóre problemy można rozwiązać wyłącznie na miejscu.
Jaką znajomość języka angielskiego musi posiadać specjalista ds. logistyki?
Większość ogłoszeń wymaga znajomości języka angielskiego na poziomie B2, ponieważ przewoźnicy, dostawcy i centrala komunikują się w tym języku. Konieczne jest pisanie jasnych e-maili dotyczących opóźnień i ilości oraz obsługa rozmów telefonicznych. Niektóre stanowiska związane z importem wymagają poziomu C1, podczas gdy lokalni dystrybutorzy mogą akceptować podstawową znajomość języka angielskiego.