Archiwista: obowiązki, szkolenia i praca w archiwum
Archiwista (kod KZiS 262101) gromadzi, porządkuje, zabezpiecza i udostępnia akta. Ten tytuł obejmuje dwa dość różne zawody: archiwistę w archiwum państwowym zajmującego się zbiorami historycznymi oraz archiwistę zakładowego prowadzącego archiwum biura, szkoły lub przedsiębiorstwa. Ta druga zazwyczaj wymaga wykształcenia średniego oraz ukończenia kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia.
Dwa zawody pod jednym tytułem: archiwum państwowe czy archiwum zakładowe?
Przed złożeniem podania sprawdź, jakiego rodzaju archiwisty szuka pracodawca. Umiejętności się pokrywają, ale codzienna praca, pracodawcy, a nawet typowy kandydat różnią się między sobą.
Archiwista w archiwum państwowym pracuje z dokumentami, które stały się już częścią narodowego dziedzictwa archiwalnego. Praca ta jest bliższa historii: porządkowanie starych zbiorów, tworzenie opisów archiwalnych, odpowiadanie na zapytania badawcze oraz pomoc czytelnikom w czytelni.
Archiwista zakładowy pracuje w organizacji, która codziennie wytwarza dokumenty: w urzędzie gminnym, szpitalu, na uniwersytecie, w sądzie, instytucie badawczym lub w dużej firmie. Praca ta jest bliższa zarządzaniu dokumentacją. Dbasz o to, by akta opuszczały działy w odpowiednim porządku, były przechowywane dokładnie tak długo, jak wymaga tego prawo, a te wartościowe ostatecznie trafiły do archiwum państwowego.
Czym na co dzień zajmuje się archiwista zakładowy?
W instytucjach publicznych ramy prawne wyznaczają ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji biurowej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji dotyczącej organizacji i zakresu archiwów zakładowych. W praktyce oznacza to trzy dokumenty wewnętrzne, z których korzysta się na co dzień: instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) oraz instrukcję archiwalną.
Każda teczka ma przypisaną kategorię archiwalną. Kategoria A oznacza materiały archiwalne przechowywane na stałe i ostatecznie przekazywane do archiwum państwowego. Kategoria B obejmuje akta niearchiwalne o ustalonym okresie przechowywania, po upływie którego mogą zostać zniszczone, natomiast kategoria BE oznacza akta, które przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji muszą zostać zweryfikowane przez eksperta. Typowy tydzień pracy archiwisty zakładowego obejmuje:
- odbiór akt z działów wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym oraz sprawdzenie poprawności klasyfikacji i kategorii,
- prowadzenie rejestrów archiwalnych i nadawanie sygnatur,
- wypożyczanie akt pracownikom oraz wydawanie kopii upoważnionym osobom,
- przygotowywanie dokumentów, których okres przechowywania upłynął, do zniszczenia (brakowanie), co w instytucjach podlegających nadzorowi archiwalnemu wymaga zgody właściwego archiwum państwowego,
- przekazywanie materiałów kategorii A do archiwum państwowego,
- doradzanie wydziałom w zakresie prowadzenia dokumentacji oraz sporządzanie rocznego sprawozdania archiwum.
Ogłoszenia o pracę pokazują, na co zwracają uwagę pracodawcy. Jedna z publicznych sieci badawczych wymagała odpowiedniego wykształcenia średniego lub wyższego albo ukończenia kursu kancelaryjno-archiwalnego co najmniej pierwszego stopnia, a także co najmniej dwuletniego doświadczenia w prowadzeniu archiwum zakładowego. Krajowa instytucja kulturalna wymagała co najmniej trzech lat doświadczenia w archiwistyce, dyplomu z archiwistyki lub wykształcenia średniego wraz z kursem pierwszego stopnia oraz dobrej znajomości ustawy z 1983 r. i rozporządzenia z 2011 r.
Praca w archiwum państwowym: od inwentaryzacji do czytelni
W archiwum państwowym archiwista porządkuje i opisuje zespoły akt, które napływają z zamkniętych instytucji, sądów, parafii, majątków ziemskich lub od prywatnych darczyńców. Oznacza to sortowanie dokumentów, sporządzanie inwentarzy, indeksowanie nazwisk i miejsc oraz wprowadzanie opisów do archiwalnych baz danych, aby ludzie mogli je znaleźć.
Druga połowa pracy to obsługa użytkowników. Archiwiści odpowiadają na zapytania badaczy, genealogów oraz osób potrzebujących dokumentów w celu potwierdzenia historii zatrudnienia, a także nadzorują czytelnię. W archiwach realizowane są również duże projekty digitalizacji, a pracownicy przygotowują dokumenty do skanowania, sprawdzają wyniki i publikują je w Internecie.
Starsze dokumenty w polskich archiwach są często sporządzone w języku łacińskim, niemieckim lub rosyjskim oraz pisane historycznym pismem ręcznym, dlatego znajomość paleografii i umiejętność czytania w tych językach stanowią tutaj prawdziwą zaletę. Archiwa współpracują również z badaczami z innych dziedzin: archeolog planujący wykopaliska często zaczyna od starych map i dokumentów z archiwum, a kurator wystawy może wypożyczyć dokumenty archiwalne na potrzeby ekspozycji.
Jak zostać archiwistą: która z trzech ścieżek?
Studia wyższe. Wielu archiwistów posiada dyplom z historii ze specjalizacją w archiwistyce lub dyplom z archiwistyki i zarządzania dokumentacją. Ta ścieżka jest standardem w przypadku archiwów państwowych i stanowisk kierowniczych, a także najczęściej wymagana jest w pracy badawczej.
Technik archiwista. Ścieżka zawodowa to zawód technika archiwisty (kod 441403), którego nauczanie odbywa się w dwuletniej szkole policealnej oraz w ramach kwalifikacyjnych kursów zawodowych. Obejmuje ona dwie kwalifikacje: EKA.02 „Organizacja i prowadzenie archiwum” oraz EKA.03 „Opracowywanie materiałów archiwalnych”, na poziomie 5 Polskiej Ramy Kwalifikacji. Absolwenci pracują w archiwach zakładowych, magazynach dokumentacji oraz archiwach państwowych.
Kurs kancelaryjno-archiwalny. W przypadku archiwów zakładowych najczęstszym punktem wyjścia jest kurs kancelaryjno-archiwalny pierwszego stopnia – krótkie szkolenie trwające zazwyczaj kilka dni i kończące się egzaminem. Archiwa państwowe sprawujące nadzór nad archiwami zakładowymi oczekują, że osoba prowadząca takie archiwum będzie posiadała co najmniej wykształcenie średnie oraz ukończyła ten kurs. Kursy drugiego stopnia są przeznaczone dla osób, które chcą pogłębić swoją wiedzę lub zarządzać większymi archiwami.
Umiejętności i narzędzia: od JRWA do dokumentacji elektronicznej
Najtrudniejszą umiejętnością jest konsekwentne stosowanie zasad. Trzeba umieć rozpoznać, kiedy dany dział użył niewłaściwego symbolu JRWA, kiedy dokument został błędnie oznaczony jako kategoria B oraz kiedy wniosek o wgląd do akt osobowych narusza przepisy o ochronie danych. Znajomość RODO (polskiej nazwy RODO) oraz przepisów dotyczących dostępu do informacji stanowi część codziennej pracy, a nie tylko dodatek.
Papier to już nie wszystko. Wiele organów publicznych korzysta obecnie z elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), a system EZD RP jest powszechnie stosowany w administracji publicznej. Archiwista zakładowy musi rozumieć, w jaki sposób klasyfikuje się, eksportuje i przekazuje pliki elektroniczne, a nie tylko jak etykietuje się kartonowe pudełka. Pracodawcy oczekują również biegłej obsługi pakietu MS Office, zwłaszcza arkuszy kalkulacyjnych wykorzystywanych do prowadzenia rejestrów i sporządzania raportów.
Umiejętności miękkie mają tu konkretne znaczenie. Często trzeba odmówić kierownikowi, który chce przedwcześnie zniszczyć dokumentację, albo ścigać dział, który od trzech lat nie przekazał akt. Wymaga to stanowczości i umiejętności wyjaśniania przepisów bez wywoływania konfliktu.
Warunki pracy: kurz, pudła i ciche pomieszczenia
Praca w archiwum jest spokojna i zazwyczaj odbywa się w standardowych godzinach biurowych, od poniedziałku do piątku, bez zmian. Wiele czasu spędza się samotnie w magazynie, co niektórym odpowiada, a innych izoluje.
Praca ta jest bardziej fizyczna, niż się wydaje. Pudełka z aktami są ciężkie, półki sięgają sufitu, a długotrwałe przenoszenie i sortowanie obciąża kręgosłup i stawy – jest to obciążenie wymienione w oficjalnych opisach zawodu. Stary papier wydziela kurz, a czasem pleśń, dlatego osoby z alergiami powinny przed przyjęciem stanowiska zapytać o warunki przechowywania i sprzęt ochronny.
Pomimo spokoju odpowiedzialność jest realna. Zagubienie akt, zniszczenie dokumentacji bez zgody lub udostępnienie danych osobowych niewłaściwej osobie może pociągać za sobą konsekwencje prawne dla instytucji, a to archiwista odpowiada za porządek w archiwum.
Ile zarabia archiwista?
Większość archiwistów pracuje w sektorze publicznym, gdzie wynagrodzenie jest ustalane zgodnie z tabelą płac danej instytucji. Początkujący archiwista zakładowy w małym urzędzie lub szkole często zarabia kwotę zbliżoną do krajowej płacy minimalnej. Doświadczeni archiwiści zatrudnieni w dużych instytucjach, archiwach państwowych lub na stanowiskach kierowniczych w obszarze zarządzania dokumentacją mogą osiągać wynagrodzenie na poziomie średniej krajowej, a specjaliści ds. dokumentacji elektronicznej czasami nawet ją przekraczają.
Czynniki wpływające na wysokość wynagrodzenia w tym zawodzie:
- pracodawca: instytucja centralna lub duża firma zazwyczaj płaci więcej niż mała jednostka samorządowa,
- miasto: stanowiska w Warszawie i innych dużych miastach są lepiej opłacane niż w małych miejscowościach,
- wykształcenie: dyplom z archiwistyki otwiera drogę do pracy w archiwach państwowych i na stanowiskach kierowniczych,
- umiejętności w zakresie dokumentacji elektronicznej: brakuje osób z doświadczeniem w zakresie EZD i migracji dokumentacji do systemów cyfrowych,
- sektor prywatny: firmy zajmujące się przechowywaniem i zarządzaniem dokumentacją dla innych przedsiębiorstw konkurują o doświadczonych pracowników.
Czy archiwiści mają przed sobą przyszłość?
Ilość dokumentacji papierowej maleje, ale obowiązek jej przechowywania pozostaje niezmienny. Pracodawcy muszą przechowywać dokumentację kadrową i płacową przez określony czas, organy publiczne codziennie tworzą akta, a dokumentacja elektroniczna również wymaga klasyfikacji, przechowywania i przekazywania. Firmy przechowujące dokumentację kadrową i płacową na zlecenie innych pracodawców muszą być wpisane do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa, co dało początek całej gałęzi działalności archiwistycznej.
Automatyzacja ułatwia wykonywanie rutynowych zadań. Rozpoznawanie tekstu przyspiesza indeksowanie zeskanowanych dokumentów, a systemy elektroniczne automatycznie przypisują symbole klasyfikacyjne. Decyzje o istotnym znaczeniu, takie jak to, które dokumenty mają trwałą wartość, co można zniszczyć oraz kto ma dostęp do jakich informacji, pozostają w gestii wykwalifikowanego archiwisty.
Kto powinien zostać archiwistą, a kto nie?
Zawód ten pasuje do osób, które lubią porządek, precyzyjne zasady oraz cichą, skupioną pracę, a które potrafią czerpać radość zarówno z dobrze uporządkowanego rejestru, jak i z interesującego starego dokumentu. Jest to dobry wybór dla absolwentów historii, którzy pragną stabilnej pracy o wyraźnym związku z kierunkiem studiów.
Ta praca nie jest dla Ciebie, jeśli potrzebujesz stałego kontaktu z ludźmi, nie lubisz powtarzalnych zadań lub oczekujesz szybkiego wzrostu wynagrodzenia. Jeśli interesuje Cię dziedzictwo kulturowe, ale wolisz precyzyjną pracę z przedmiotami, zapoznaj się z zawodem zegarmistrza zajmującego się renowacją zabytkowych zegarów. Składając podanie, dostosuj swoje CV do rodzaju archiwum: [LINK: jak napisać CV na stanowisko biurowe] i sprawdź aktualne [LINK: oferty pracy dla archiwistów].
Najczęściej zadawane pytania dotyczące zawodu archiwisty
Czy do pracy jako archiwista potrzebne jest wykształcenie wyższe?
Nie na każde stanowisko. Archiwum zakładowe w instytucji publicznej zazwyczaj wymaga co najmniej wykształcenia średniego oraz ukończenia kursu kancelaryjno-archiwalnego pierwszego stopnia lub posiadania tytułu zawodowego technika archiwisty. Archiwa państwowe i stanowiska kierownicze zazwyczaj wymagają wyższego wykształcenia w zakresie archiwistyki lub historii ze specjalizacją archiwalną.
Jaka jest różnica między archiwistą a archiwistą zakładowym?
Archiwista w archiwum państwowym zajmuje się dokumentami historycznymi, które już należą do narodowego dziedzictwa archiwalnego: porządkuje je, opisuje i udostępnia. Archiwista zakładowy prowadzi archiwum w ramach urzędu lub przedsiębiorstwa, przyjmując bieżącą dokumentację z poszczególnych działów, przechowując ją przez wymagany okres oraz przekazując dokumenty o trwałym znaczeniu do archiwum państwowego.
Jak długo trwa kurs kancelaryjno-archiwalny?
Kurs pierwszego stopnia jest krótki. Organizatorzy szkoleń zazwyczaj prowadzą go w ciągu trzech lub czterech dni, co odpowiada około trzydziestu godzinom zajęć, zakończonych testem końcowym. Obejmuje on ustawę o archiwach z 1983 r., instrukcje biurowe, JRWA, kategorie archiwalne, wykazy przekazywanych dokumentów oraz niszczenie akt. Kursy wyższego stopnia stanowią jego rozszerzenie i są przeznaczone dla osób zarządzających większymi archiwami.
Co oznaczają kategorie A i B w archiwum?
Kategoria A oznacza materiały archiwalne o trwałej wartości, przechowywane na stałe i ostatecznie przekazywane do archiwum państwowego. Kategoria B oznacza dokumenty niearchivalne przechowywane przez określony czas, po upływie którego mogą zostać zniszczone zgodnie z odpowiednią procedurą. Kategoria BE oznacza, że dokumenty wymagają oceny eksperckiej, zanim zostanie podjęta decyzja o ich zniszczeniu.
Czy zawód archiwisty to dobry wybór dla absolwenta historii?
Tak, jest to jeden z najbardziej bezpośrednich sposobów wykorzystania dyplomu z historii poza nauczaniem i pracą badawczą. Specjalizacja w archiwistyce lub krótki kurs archiwalny sprawiają, że stajesz się silniejszym kandydatem. Możesz liczyć na stabilne godziny pracy i skromne wynagrodzenie początkowe, a perspektywy będą lepsze, jeśli zdobędziesz dodatkowe umiejętności w zakresie zarządzania dokumentami elektronicznymi.