Kierownik ds. zaopatrzenia: obowiązki, umiejętności i kariera
Kierownik ds. zakupów (w języku polskim: kierownik zakupów lub kierownik działu zakupów) kieruje zespołem odpowiedzialnym za zakup materiałów, komponentów i usług dla firmy, negocjuje umowy z dostawcami oraz odpowiada za koszty i ciągłość dostaw. Stanowisko to zazwyczaj wymaga kilku lat doświadczenia na stanowisku kupującego, silnych umiejętności negocjacyjnych, doświadczenia w zakresie systemów ERP oraz dobrej znajomości języka angielskiego.
Czym na co dzień zajmuje się kierownik ds. zakupów?
Praca ta ma dwa aspekty, które są ze sobą sprzeczne. Zarząd oczekuje oszczędności, więc renegocjujesz ceny, konsolidujesz dostawców i organizujesz przetargi. Dział produkcji i sprzedaży oczekuje, że nigdy niczego nie zabraknie, więc zapewniasz moce produkcyjne, źródła rezerwowe i zapasy bezpieczeństwa. Kierownik ds. zakupów jest oceniany pod kątem obu tych aspektów jednocześnie, a najtrudniejsze decyzje pojawiają się wtedy, gdy najtańszy dostawca jest jednocześnie najbardziej ryzykowny.
Typowy tydzień obejmuje spotkanie poświęcone przeglądowi dostawców, rundę negocjacji cen na przyszły rok, zatwierdzanie zamówień przekraczających limity kupujących oraz rozmowę telefoniczną z działem jakości na temat dostawcy, którego dostawy ciągle nie przechodzą kontroli przychodzącej. Do tego dochodzą raporty budżetowe, przeglądy umów z zespołem prawnym oraz, w wielu firmach, comiesięczne spotkanie dotyczące prognoz z działem planowania.
W polskiej klasyfikacji zawodów (KZiS) stanowisko to figuruje jako 132403 Kierownik działu zakupów, w ramach grupy kierowników ds. logistyki. W ogłoszeniach o pracę stosuje się wiele nazw określających to samo stanowisko: Procurement Manager, Purchasing Manager, Kierownik ds. Zakupów, Head of Purchasing lub, w dużych organizacjach, Category Manager odpowiedzialny za jeden obszar wydatków.
Sektor prywatny czy publiczny, zakupy bezpośrednie czy pośrednie: o jakie stanowisko w dziale zaopatrzenia się ubiegasz?
Zanim wyślesz CV, sprawdź w ogłoszeniu dwie rzeczy, ponieważ mają one większy wpływ na charakter pracy niż sugeruje to sam tytuł stanowiska.
Pierwszą z nich jest różnica między zaopatrzeniem bezpośrednim a pośrednim. Zakupy bezpośrednie obejmują wszystko, co wchodzi w skład produktu: stal, granulat tworzyw sztucznych, komponenty elektroniczne, opakowania, surowce spożywcze. Wymagają one wiedzy technicznej, ścisłej współpracy z działem inżynierii oraz dbałości o certyfikaty jakości. Zakupy pośrednie obejmują wszystko, czego firma potrzebuje do funkcjonowania: IT, usługi związane z obsługą obiektów, flotę, marketing, doradztwo, energię. Tutaj umiejętności negocjacyjne i umowne mają większe znaczenie niż rysunki techniczne.
Drugą kwestią jest sektor prywatny a sektor publiczny. W firmie prywatnej dostawców wybiera się zgodnie z własnymi procedurami i można swobodnie negocjować warunki. W szpitalu publicznym, na uniwersytecie lub w przedsiębiorstwie komunalnym zakupy reguluje Prawo zamówień publicznych. Oznacza to formalne procedury, specyfikację warunków zamówienia (SWZ), platformy elektroniczne, takie jak e-Zamówienia, terminy określone przez prawo oraz ciągłe ryzyko odwołań. Obie te funkcje mają tę samą nazwę, ale wymagają innego doświadczenia, a przejście z jednej do drugiej zajmuje czas.
Obowiązki kierownika ds. zamówień
- opracowywanie i wdrażanie strategii zakupowej dla głównych kategorii wydatków,
- zarządzanie zespołem kupujących i specjalistów ds. zakupów, ustalanie ich celów i limitów zatwierdzania,
- prowadzenie negocjacji, przetargów i aukcji elektronicznych oraz podpisywanie umów ramowych,
- wybór, ocena i rozwój dostawców, w tym audyty we współpracy z zespołem ds. jakości,
- kontrola budżetu zakupowego oraz raportowanie oszczędności i unikniętych kosztów kierownictwu,
- zarządzanie ryzykiem dostaw: alternatywne źródła zaopatrzenia, zależność od pojedynczych dostawców, ryzyko walutowe i logistyczne,
- uzgadnianie warunków dostawy, w tym Incoterms 2020 w przypadku zakupów międzynarodowych,
- gromadzenie danych dostawców wymaganych przez klientów i przepisy, na przykład dotyczących zrównoważonego rozwoju.
Jak rozpocząć karierę w zarządzaniu zaopatrzeniem?
Nie ma formalnego uprawnienia, więc kariera opiera się na doświadczeniu. Niewiele osób jest zatrudnianych bezpośrednio na stanowiskach kierowniczych; firmy chcą widzieć, że kandydat ma już doświadczenie w zakupach w danej kategorii i negocjowaniu rzeczywistych umów.
- Wykształcenie. Najczęściej spotykane kierunki studiów to logistyka, zarządzanie, ekonomia i handel międzynarodowy. W przypadku bezpośrednich zakupów w przemyśle wytwórczym wykształcenie inżynierskie (mechanika, materiałoznawstwo, elektronika) stanowi prawdziwą zaletę, ponieważ wymaga to omawiania specyfikacji z dostawcami.
- Pierwsze stanowisko. Młodszy kupiec, asystent ds. zakupów lub agent ds. zakupów (KZiS 332301). Na tym stanowisku poznajesz system ERP, składasz zamówienia, monitorujesz dostawy i obsługujesz faktury dostawców.
- Kupiec lub specjalista ds. zakupów. Będziesz odpowiedzialny za daną kategorię, samodzielnie prowadzisz negocjacje i dobierasz dostawców. Ten etap trwa zazwyczaj kilka lat.
- Starszy kupiec, menedżer kategorii lub kierownik zespołu. Opracowujesz strategie dla większych obszarów wydatków i zaczynasz kierować zespołem.
- Kierownik ds. zaopatrzenia. Odpowiedzialność za dział, budżet i bazę dostawców.
Szkolenia pomagają się wyróżnić. Popularnością cieszą się kursy z zakresu negocjacji, prawa umów dla nabywców oraz warsztaty poświęcone Incoterms. Międzynarodowy certyfikat CIPS (Chartered Institute of Procurement and Supply) jest uznawany przez pracodawców korporacyjnych. W sektorze publicznym rekruterzy oczekują praktycznej znajomości Prawa zamówień publicznych, często potwierdzonej studiami podyplomowymi.
Narzędzia i wiedza sprawdzane przez rekruterów
Podstawą są systemy ERP. Większość dużych firm korzysta z SAP (moduł MM), a wiele z nich stosuje dodatkowo platformy zakupowe, takie jak SAP Ariba czy Coupa. Polskie firmy często pracują na Comarchu lub innych krajowych systemach ERP. Wymagana jest zaawansowana znajomość programu Excel: analiza wydatków, tabele przestawne, modele porównania cen oraz obliczenia całkowitego kosztu posiadania (TCO).
Rekruterzy sprawdzają również wiedzę metodologiczną. Należy spodziewać się pytań dotyczących macierzy Kraljica, analizy „should-cost”, różnicy między ceną a całkowitym kosztem oraz tego, jak przygotowałbyś się do negocjacji z dostawcą posiadającym pozycję monopolistyczną. W przypadku zakupów bezpośrednich konieczna jest znajomość rysunków technicznych, struktur kosztów kupowanych części oraz podstaw procesów produkcyjnych.
Umiejętności językowe często decydują o wyborze między dwoma równorzędnymi kandydatami. Znajomość języka angielskiego jest standardem, ponieważ dostawcy pochodzą z Niemiec, Włoch lub Azji, a sprawozdania korporacyjne sporządzane są w języku angielskim. Język niemiecki jest szczególnie ceniony w branży motoryzacyjnej i maszynowej. Przed rozpoczęciem procesu rekrutacyjnego przeredaguj swoje CV tak, aby każde stanowisko pokazywało, czego się nauczyłeś i co osiągnąłeś; nasz przewodnik po osiągnięciach w CV wyjaśnia, jak opisywać wyniki bez ich wyolbrzymiania.
Jak wygląda rekrutacja na to stanowisko?
W przypadku stanowisk kierowniczych rekrutacja zazwyczaj składa się z kilku etapów: rozmowy kwalifikacyjnej z działem HR lub zewnętrznym headhunterem, spotkania z przyszłym przełożonym (często dyrektorem ds. łańcucha dostaw, dyrektorem finansowym lub kierownikiem zakładu) oraz studium przypadku. Studium przypadku zazwyczaj polega na zadaniu negocjacyjnym. Otrzymujesz dane dotyczące dostawcy, jego wniosku o podwyżkę cen oraz wskaźników rynkowych, a Twoim zadaniem jest przygotowanie planu negocjacyjnego lub przeprowadzenie negocjacji na żywo.
Pracodawcy sprawdzają również, jak radzisz sobie z konfliktami z klientami wewnętrznymi. Kierownik ds. zaopatrzenia regularnie odmawia inżynierom produkcji, którzy chcą konkretnego dostawcy, lub kierownikom działów, którzy podpisali umowę z dostawcą bez angażowania działu zakupów. Spodziewaj się pytań dotyczących takich sytuacji i przygotuj rzeczywiste przykłady.
Wynagrodzenie kierownika ds. zaopatrzenia: od czego zależy?
Kierownik ds. zaopatrzenia zazwyczaj zarabia znacznie powyżej średniej krajowej, a na szczeblu kierowniczym krajowa płaca minimalna nie stanowi miary porównawczej. Dotyczy to jedynie najniższych stanowisk asystenckich w dziale zakupów. To, o ile wynagrodzenie przewyższa średnią, zależy od następujących czynników:
- Skala wydatków. Zarządzanie dużym budżetem w korporacji jest lepiej wynagradzane niż zaopatrzenie w małej firmie, gdzie stanowisko to może być połączone z logistyką lub zarządzaniem magazynem.
- Branża. Branże motoryzacyjna, farmaceutyczna, FMCG i energetyczna zazwyczaj oferują wyższe wynagrodzenia niż mniejsze firmy handlowe lub lokalni producenci.
- Sektor. Stanowiska związane z zamówieniami publicznymi są zazwyczaj gorzej opłacane niż porównywalne stanowiska w sektorze prywatnym, choć zapewniają stabilne zatrudnienie.
- Region. Najwyższe wynagrodzenia oferują Warszawa, Kraków, Wrocław i Poznań, ale w regionach przemysłowych, gdzie znajduje się wiele fabryk, doświadczeni specjaliści ds. zamówień są rzadkością i otrzymują wysokie wynagrodzenia.
- Struktura premii. Wiele firm wypłaca roczną premię powiązaną z celami oszczędnościowymi. Jeśli zaproponowano Ci umowę B2B zamiast umowy o pracę, porównaj kwotę netto z naszym kalkulatorem wynagrodzeń dla umów B2B i umów o pracę.
W jakim kierunku zmierza branża zaopatrzenia?
Ostatnie kilka lat zmieniło oblicze tej profesji. Zakłócenia w łańcuchach dostaw, nagłe skoki cen energii i surowców oraz wydłużone terminy dostaw spowodowały, że nacisk przeniósł się z czystych oszczędności na odporność. Firmy oczekują obecnie od menedżerów ds. zaopatrzenia, aby wiedzieli, skąd naprawdę pochodzą kluczowe części, oraz aby mieli plan B dla każdej z nich. Nearshoring, czyli tendencja do przenoszenia produkcji bliżej Europy, przyciąga do Polski nowych dostawców i inwestycje, co zwiększa popyt na doświadczonych specjalistów ds. zaopatrzenia.
Kolejnym nowym obszarem jest sprawozdawczość w zakresie zrównoważonego rozwoju. Duzi klienci wymagają danych dotyczących emisji i warunków pracy u dostawców, a ktoś musi je gromadzić. Zadanie to zazwyczaj spoczywa na dziale zakupów.
Automatyzacja dotyczy głównie zadań operacyjnych. Zamówienia na standardowe produkty, uzgadnianie faktur i proste porównania cen są coraz częściej obsługiwane przez systemy i oparte na sztucznej inteligencji narzędzia do analizy wydatków. Zmniejsza to zapotrzebowanie na kupujących zajmujących się wyłącznie zadaniami administracyjnymi, ale nie zastępuje negocjacji, rozwoju relacji z dostawcami i podejmowania decyzji dotyczących ryzyka, które stanowią sedno roli menedżera.
Czy ta praca jest dla Ciebie?
Odniesiesz sukces w zarządzaniu zaopatrzeniem, jeśli lubisz negocjować, myślisz w kategoriach liczb i potrafisz zachować spokój, gdy kluczowy dostawca ogłasza opóźnienie. Osoby, które cenią sobie uporządkowanie i potrafią opracować strategię dla danej kategorii wydatków, a następnie bronić jej przed presją wewnętrzną, zazwyczaj szybko rozwijają się w tej dziedzinie.
Ta praca nie jest odpowiednia dla osób, które potrzebują, by wszyscy je lubili. Dostawcy będą stawiać opór, klienci wewnętrzni będą narzekać, że dział zaopatrzenia spowalnia ich działania, a kierownictwo zawsze będzie domagać się większych oszczędności. Potrzebna jest również cierpliwość w zakresie dokumentacji: umowy, zatwierdzenia i ścieżki audytowe są częścią tej pracy, zwłaszcza w branżach podlegających regulacjom i instytucjach publicznych.
Ścieżka kariery i powiązane stanowiska
Typowe kolejne etapy kariery prowadzą do stanowisk takich jak dyrektor ds. zaopatrzenia, dyrektor generalny ds. zaopatrzenia lub dyrektor łańcucha dostaw, gdzie za zakupy, planowanie, logistykę i magazynowanie odpowiada jedna osoba. Niektórzy menedżerowie przechodzą do ról handlowych lub rozpoczynają działalność doradczą dla firm, które chcą zbudować dział zakupów od podstaw.
Dział zaopatrzenia ściśle współpracuje z działem jakości, zwłaszcza podczas zatwierdzania nowych dostawców lub rozwiązywania powtarzających się problemów z dostawami. Stanowisko kierownika ds. jakości jest naturalnym partnerem, a niektórzy pracownicy przechodzą między tymi dwoma stanowiskami. Jeśli pochodzisz z sektora zamówień publicznych, Twoje doświadczenie w zakresie przetargów znajduje również zastosowanie w zarządzaniu nieruchomościami, gdzie inspektor techniczny budynków przygotowuje dokumentację przetargową na prace remontowe w spółdzielniach mieszkaniowych. Możesz również przejrzeć aktualne oferty pracy dla kierowników ds. zamówień.
Często zadawane pytania
Jaka jest różnica między kupującym a kierownikiem ds. zamówień?
Kupiec zajmuje się konkretną kategorią lub grupą dostawców: składa zamówienia, negocjuje ceny w określonych granicach i monitoruje dostawy. Kierownik ds. zaopatrzenia kieruje całym zespołem zakupowym, ustala strategię, zatwierdza większe umowy oraz odpowiada przed kierownictwem za budżet, oszczędności i ryzyko związane z dostawami. Większość kierowników ds. zaopatrzenia przez kilka lat pracowała najpierw jako kupcy.
Czy potrzebna jest znajomość Prawa zamówień publicznych?
Tylko jeśli pracujesz w instytucji publicznej lub firmie, która musi stosować Prawo zamówień publicznych, takiej jak szpitale, uczelnie czy przedsiębiorstwa komunalne. W firmach prywatnych proces zakupów przebiega zgodnie z procedurami wewnętrznymi. Znajomość tego prawa jest jednak przydatna, jeśli sprzedajesz produkty klientom publicznym lub planujesz zmienić sektor, ponieważ logika przetargowa pojawia się również w wielu procedurach korporacyjnych.
Jakie języki są najbardziej przydatne w zakupach?
Język angielski jest podstawowym wymogiem w niemal każdym ogłoszeniu o pracę dla menedżera ds. zaopatrzenia, ponieważ jest on używany w umowach, komunikacji z dostawcami oraz sprawozdawczości korporacyjnej. Niemiecki jest drugim najbardziej cenionym językiem, zwłaszcza w branży motoryzacyjnej i maszynowej, gdzie wielu dostawców i siedzib głównych znajduje się w Niemczech. W firmach dokonujących zakupów w Azji wystarcza język angielski, choć znajomość kultury eksportowej jest pomocna.
Czy zaopatrzenie to dobra ścieżka kariery po logistyce?
Tak, jest to jedna z najczęstszych ścieżek kariery. Doświadczenie w logistyce zapewnia wiedzę na temat dostaw, warunków Incoterms, kosztów transportu i realiów magazynowych, z których dział zakupów korzysta na co dzień. Konieczne będzie również opanowanie umiejętności negocjacyjnych, oceny dostawców oraz analizy kosztów. Wiele osób przechodzi z logistyki do roli kupującego operacyjnego, a następnie rozwija się w kierunku zarządzania kategoriami.
Czy sztuczna inteligencja zastąpi menedżerów ds. zaopatrzenia?
Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji już teraz automatyzują rutynowe zamówienia, dopasowywanie faktur i analizę wydatków, co zmniejsza liczbę stanowisk o charakterze czysto administracyjnym. Negocjacje, relacje z dostawcami, podejmowanie decyzji dotyczących ryzyka oraz tworzenie strategii nadal wymagają udziału ludzi. Dla menedżera ds. zaopatrzenia narzędzia te stanowią raczej pomoc niż zagrożenie, pod warunkiem, że nauczy się on korzystać z dostarczanych przez nie danych.
„,
„occupationLocation”: {
„@type”: „Country”,
„name”: „Polska”
},
„skills”: [
„Negocjacje i zarządzanie umowami”,
„Analiza wydatków i całkowity koszt posiadania”,
„Macierz Kraljica i zarządzanie kategoriami”,
„SAP MM, SAP Ariba, Coupa lub inne systemy ERP i platformy zakupowe”,
„Incoterms 2020”,
„Prawo zamówień publicznych w sektorze publicznym”,
„Biegła znajomość języka angielskiego, znajomość języka niemieckiego będzie dodatkowym atutem”,
„Kierowanie zespołem”
],
„obowiązki”: [
„Opracowywanie i wdrażanie strategii zakupowej”,
„Zarządzanie zespołem kupujących i ustalanie limitów zatwierdzania”,
„Prowadzenie negocjacji, przetargów i aukcji elektronicznych”,
„Wybór, ocena i rozwój dostawców”,
„Kontrola budżetu zakupowego i raportowanie oszczędności”,
„Zarządzanie ryzykiem dostaw i alternatywnymi źródłami zaopatrzenia”,
„Gromadzenie danych o dostawcach na potrzeby klientów i przepisów”
],
„wykształcenie”: „Wyższe wykształcenie w zakresie logistyki, zarządzania, ekonomii lub handlu międzynarodowego; dyplom inżynierski mile widziany w przypadku bezpośrednich zakupów”,
„kategoria zawodowa”: „132403 Kierownik działu zakupów”
}