Kierownik wspólnoty mieszkaniowej: obowiązki i wynagrodzenie
Zarządca wspólnoty mieszkaniowej (zarządca wspólnoty mieszkaniowej) zarządza budynkiem mieszkalnym w imieniu właścicieli: zajmuje się finansami, naprawami, obowiązkowymi przeglądami technicznymi, rozliczeniami mediów oraz corocznym zgromadzeniem właścicieli. Do wykonywania tej pracy nie jest wymagana państwowa licencja, ale konieczne jest posiadanie obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) oraz dobra znajomość ustawy o własności lokali.
Czym właściwie zajmuje się zarządca wspólnoty mieszkaniowej?
Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy prawa w każdym budynku, w którym lokale zostały wyodrębnione na własność indywidualną. Każdy właściciel posiada udział we wspólnej części budynku: dachu, klatkach schodowych, instalacjach, działce. Ktoś musi się tym wszystkim zajmować, pobierać opłaty i podejmować decyzje w tej sprawie. W większych wspólnotach rolę tę pełni zarząd, a w praktyce większość zarządów lub właścicieli powierza te zadania profesjonalistom: zarządcom wspólnot mieszkaniowych.
Pomaga to uporządkować słownictwo używane w polskich ogłoszeniach o pracę. zarząd wspólnoty to organ reprezentujący wspólnotę. Zarządca to firma, która na podstawie umowy przejmuje zarządzanie, czasami z pełnymi uprawnieniami zarządu (tzw. zarząd powierzony, który wymaga aktu notarialnego). Administrator zajmuje się stroną operacyjną: wykonawcami, przeglądami, naprawami, zgłoszeniami mieszkańców. W wielu ogłoszeniach pojawia się sformułowanie „Administrator / Zarządca nieruchomości”, ponieważ w mniejszych firmach jedna osoba pełni obie te funkcje.
Niedawne ogłoszenie warszawskiej firmy zarządzającej nieruchomościami precyzyjnie opisało rolę zarządcy wspólnoty mieszkaniowej: kompleksowe zarządzanie budynkami, koordynowanie prac firm sprzątających i personelu konserwacyjnego, organizowanie i nadzorowanie okresowych przeglądów technicznych oraz napraw, organizowanie i uczestnictwo w zebraniach właścicieli, prowadzenie dokumentacji wspólnoty, sprawdzanie faktur, regularne wizyty na miejscu oraz dyżury telefoniczne. Ta lista dobrze oddaje zakres obowiązków.
Przepisy prawne, zgodnie z którymi działa każdy zarządca wspólnoty mieszkaniowej
Trzy ustawy regulują pracę zarządcy wspólnoty mieszkaniowej i będziesz się do nich odwoływać co tydzień.
Ustawa o własności lokali określa podstawowe zasady. Wspólnoty mieszkaniowe liczące więcej niż trzy lokale wybierają zarząd i podejmują decyzje w drodze uchwał, przyjmowanych większością udziałów własnościowych, albo na zgromadzeniu, albo poprzez indywidualne zebranie głosów od właścicieli. Czynności wykraczające poza zwykłe zarządzanie, takie jak gruntowny remont, zaciągnięcie kredytu lub zmiana przeznaczenia części wspólnej, wymagają podjęcia uchwały. Właściciele wpłacają zaliczki na pokrycie kosztów zarządzania oraz funduszu remontowego. Zarząd ma obowiązek zwołać coroczne zgromadzenie właścicieli nie później niż w pierwszym kwartale roku, przedstawić sprawozdanie roczne oraz zaproponować roczny plan finansowy (plan gospodarczy).
Ustawa o gospodarce nieruchomościami definiuje zarządcę nieruchomości jako podmiot prowadzący działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami, wymaga zawarcia pisemnej lub elektronicznej umowy o zarządzanie oraz nakłada obowiązek posiadania ubezpieczenia OC, obejmującego również osoby pracujące pod nadzorem zarządcy.
Zgodnie z Prawem budowlanym wymagane są okresowe przeglądy budynków: coroczne kontrole elementów narażonych na działanie czynników atmosferycznych, instalacji gazowych i przewodów kominowych oraz pięcioletnie przeglądy całego budynku, w tym instalacji elektrycznych i systemów ochrony odgromowej. Wyniki tych przeglądów są wpisywane do księgi obiektu budowlanego, prowadzonej w formie papierowej lub w cyfrowym systemie c-KOB. Terminowe organizowanie tych przeglądów i podejmowanie działań w oparciu o ich wyniki to jeden z najważniejszych obowiązków zarządcy, ponieważ pominięcie przeglądu może przerodzić się w problem zarówno bezpieczeństwa, jak i prawny.
Rok z życia zarządcy wspólnoty mieszkaniowej
Praca zarządcy wspólnoty mieszkaniowej przebiega zgodnie z rocznym cyklem, a znajomość tego cyklu to najlepszy sposób na zrozumienie tej pracy:
- Styczeń–marzec: zamknięcie ksiąg rachunkowych, przygotowanie sprawozdania rocznego i planu finansowego na nowy rok, sporządzenie uchwał oraz zorganizowanie walnego zgromadzenia. Jeśli zarządzasz wieloma budynkami, spodziewaj się kilku wieczornych spotkań z rzędu.
- Wiosna: coroczne przeglądy techniczne, kontrola dachów i rynien po zimie, planowanie napraw zatwierdzonych w uchwałach, zbieranie ofert od wykonawców.
- Lato: sezon remontowy: elewacje, klatki schodowe, izolacja, prace na dziedzińcach. Nadzorujesz wykonawców i sprawdzasz wykonane prace przed opłaceniem faktur.
- Jesień: przygotowania do sezonu grzewczego, rozliczanie zużycia wody i ciepła, korygowanie zaliczek, windykacja zaległości przed końcem roku.
- Przez cały rok: awarie (pęknięta rura o 2 w nocy wciąż trafia na Twój telefon), roszczenia ubezpieczeniowe, skargi mieszkańców, deklaracje opłat za wywóz śmieci, korespondencja z gminą i dostawcami mediów.
Za kulisami toczy się księgowość. Każda wspólnota ma własne konto bankowe, własny budżet i własną dokumentację, a właściciele mają prawo wglądu do dokumentów. Większość firm korzysta ze specjalistycznego oprogramowania do zarządzania nieruchomościami z portalem internetowym, na którym mieszkańcy mogą sprawdzić swoje opłaty i płatności.
Jak zostać zarządcą wspólnoty mieszkaniowej
Od 2014 roku nie istnieje już państwowa licencja dla zarządców nieruchomości, więc zostanie zarządcą wspólnoty mieszkaniowej jest kwestią doświadczenia, a nie egzaminu. Każdy może wykonywać ten zawód, pod warunkiem że firma oferująca usługi zarządzania posiada obowiązkowe ubezpieczenie OC. To sprawia, że bariera wejścia na rynek jest niska, a znaczenie praktycznego doświadczenia wysokie.
Typowe ścieżki kariery w tej branży to:
- rozpoczęcie pracy jako asystent lub młodszy administrator w firmie zarządzającej i przejęcie odpowiedzialności za własne budynki po roku lub dwóch,
- studia z zakresu gospodarki przestrzennej, ekonomii nieruchomości, budownictwa, ekonomii lub prawa, a następnie praktyka,
- technikum: nowy kierunek „technik gospodarki nieruchomościami” obejmuje przejmowanie nieruchomości pod zarząd oraz obsługę administracyjną i ekonomiczną tych obiektów,
- kursy i studia podyplomowe z zakresu zarządzania nieruchomościami, popularne wśród osób zmieniających karierę z dziedziny księgowości, budownictwa lub administracji biurowej,
- dobrowolne licencje zawodowe przyznawane przez federacje branżowe, takie jak PFRN, które niektórzy klienci traktują jako znak jakości.
Wymagania w polskich ogłoszeniach są spójne: doświadczenie w zarządzaniu nieruchomościami, znajomość odpowiednich przepisów prawnych, dobra znajomość programu Excel i oprogramowania do zarządzania, prawo jazdy kategorii B (będziesz odwiedzać budynki w całym mieście), a czasem dyplom ukończenia studiów. Wykształcenie techniczne stanowi prawdziwą zaletę, ponieważ musisz rozumieć, co inspektor pisze na temat pękniętej płyty balkonowej lub skorodowanej kolumny gazowej.
Umiejętności, które mają znaczenie w tej pracy
Ogólne „umiejętności interpersonalne” nie opisują tego, czego potrzebuje zarządca wspólnoty mieszkaniowej. Konkretne umiejętności to:
- prowadzenie zebrań: przestrzeganie porządku obrad, prawidłowe liczenie głosów według udziałów własnościowych oraz sporządzanie protokołów, które wytrzymają próbę w sądzie, jeśli właściciel zakwestionuje uchwałę,
- dyscyplina finansowa: oddzielne konta, przejrzysty podział kosztów, wyjaśnianie właścicielom, dlaczego wzrosła opłata zaliczkowa,
- ocena techniczna: odróżnianie problemów kosmetycznych od tych wymagających interwencji inżyniera oraz wiedza, kiedy należy zlecić ekspertyzę,
- zarządzanie wykonawcami: porównywanie ofert, sporządzanie jasnych umów, kontrola prac przed dokonaniem płatności,
- rozwiązywanie konfliktów: spory z sąsiadami, zaległości płatnicze właścicieli, członkowie zarządu o sprzecznych poglądach.
W przypadku poważnych wątpliwości dotyczących stanu technicznego budynku, takich jak pęknięcia powstałe w wyniku prac budowlanych w sąsiedztwie lub zawilgocenie ścian, należy zlecić ekspertowi budowlanemu ocenę stanu budynku. Świadomość tego, w jakich kwestiach ekspert może podjąć decyzję, a w jakich nie, pozwala wspólnocie zaoszczędzić czas i pieniądze.
Wynagrodzenie zarządcy wspólnoty mieszkaniowej
Wynagrodzenie zarządcy wspólnoty mieszkaniowej zależy głównie od tego, czy jesteś zatrudniony, czy prowadzisz własną działalność gospodarczą, oraz od liczby budynków, którymi się opiekujesz. Zarządca rozpoczynający pracę w firmie zarządzającej zazwyczaj zarabia nieco powyżej krajowej płacy minimalnej. Dzięki doświadczeniu i pełnemu portfolio wspólnot zarządcy zatrudnieni w dużych miastach zazwyczaj osiągają wynagrodzenie zbliżone do średniej krajowej lub ją przekraczają.
Prowadzenie własnej firmy zarządzającej zmienia sytuację. Wspólnoty płacą miesięczną opłatę na podstawie umowy o zarządzanie, więc dochody rosną wraz z liczbą i wielkością budynków. Dobrze zorganizowany zarządca obsługujący wiele wspólnot może zarabiać znacznie powyżej średniej krajowej, ale ponosi również koszty ubezpieczenia wspólnoty mieszkaniowej, oprogramowania, księgowości oraz ryzyko utraty umowy w wyniku uchwały. Jeśli rozważasz wybór między umową o pracę a umową B2B, przed podjęciem decyzji porównaj kwoty netto w kalkulatorze wynagrodzeń.
Czynniki wpływające na wysokość wynagrodzenia: liczba budynków, większe i nowsze inwestycje z większą liczbą instalacji, wykształcenie techniczne, obsługa remontów finansowanych z kredytów lub dotacji oraz praca w dużych miastach, gdzie wspólnoty są większe, a opłaty wyższe. Mniejsze miasta zazwyczaj oznaczają niższe opłaty i większą liczbę budynków na jedną osobę.
Warunki pracy i ryzyko wypalenia zawodowego
Zarządca wspólnoty mieszkaniowej wykonuje pracę biurową, ale spędza dużo czasu w terenie. Odwiedza budynki, spotyka się z wykonawcami na rusztowaniach i sprawdza piwnice. Godziny pracy nie są regularne: zebrania właścicieli odbywają się wieczorami, a sytuacje awaryjne nie znają weekendów, dlatego wiele firm organizuje dyżury na zmianę.
Obciążenie emocjonalne to aspekt, który nowicjusze często nie doceniają.
Typowe błędy popełniane w pierwszym roku jeszcze pogarszają sytuację. Nowi zarządcy obiecują właścicielom terminy, na które nie mają wpływu, takie jak data rozpoczęcia prac przez wykonawcę czy naprawa instalacji przez dostawcę mediów. Pozwalają, by porządek obrad ustalał jeden aktywny członek zarządu zamiast całej społeczności. Zgadzają się na ustne porozumienia z wykonawcami, a później nie są w stanie udowodnić, co zostało uzgodnione. Odkładają też nieprzyjemne rozmowy dotyczące zaległości w płatnościach, aż dług staje się przedmiotem postępowania sądowego. Zarządca wspólnoty mieszkaniowej, który wszystko zapisuje, informuje właścicieli prostym językiem i oddziela osobiste sympatie od finansów wspólnoty, unika większości tych pułapek.
Masz do czynienia z domami i pieniędzmi ludzi, więc skargi są traktowane osobiście. Jeden zarządca może mieć pod opieką dziesiątki budynków i setki właścicieli, z których każdy oczekuje szybkich odpowiedzi. Wypalenie zawodowe stanowi realne ryzyko w tym zawodzie, zwłaszcza w pierwszym kwartale roku. Firmy, które ograniczają liczbę budynków przypadających na jedną osobę i dzielą się dyżurami, zatrzymują swoich pracowników znacznie dłużej, więc zapytaj o obie te kwestie podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
Powiązane stanowiska i dalsze możliwości rozwoju
Doświadczeni zarządcy osiedli mieszkaniowych często przechodzą do zarządzania nieruchomościami komercyjnymi (biura, obiekty handlowe, logistyka), zarządzania obiektami, zarządzania inwestycjami i aktywami lub zakładają własne firmy. Wykształcenie techniczne otwiera drogę do pracy w nadzorze budowlanym lub zarządzaniu inwestycjami. Jeśli bardziej interesuje Cię projektowanie całych dzielnic niż zarządzanie pojedynczymi budynkami, zawód urbanisty jest naturalnym wyborem, zwłaszcza po ukończeniu studiów z zakresu zagospodarowania przestrzennego. Aktualne oferty pracy znajdują się wśród ogłoszeń o pracy w zarządzaniu nieruchomościami.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące zarządcy wspólnoty mieszkaniowej
Czy potrzebna jest licencja do zarządzania wspólnotą mieszkaniową?
Nie. Państwowa licencja dla zarządców nieruchomości została zniesiona w 2014 roku. Każdy może świadczyć usługi zarządzania, ale firma musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które obejmuje również osoby pracujące pod jej nadzorem. Nadal istnieją dobrowolne licencje wydawane przez federacje branżowe, a niektóre wspólnoty pytają o nie przy wyborze zarządcy.
Jaka jest różnica między administratorem nieruchomości a zarządcą nieruchomości?
Administrator zajmuje się bieżącą obsługą: wykonawcami, przeglądami, naprawami oraz zgłoszeniami mieszkańców. Zarządca odpowiada za prowadzenie nieruchomości na podstawie umowy o zarządzanie, w tym za finanse i podejmowanie decyzji w ramach uprawnień przyznanych przez właścicieli. W mniejszych firmach często jedna osoba pełni obie funkcje, dlatego w ogłoszeniach często łączy się te dwa stanowiska.
Kiedy wspólnota mieszkaniowa musi zorganizować coroczne zgromadzenie?
Ustawa o własności lokali wymaga, aby coroczne zgromadzenie właścicieli odbyło się nie później niż w pierwszym kwartale roku. Zarząd przedstawia sprawozdanie roczne oraz projekt planu finansowego, a właściciele głosują nad uchwałami. Uchwały można również przyjmować poprzez indywidualne zebranie głosów od właścicieli, z czego korzystają zarządcy, gdy na zgromadzeniu brakuje wystarczającej liczby uczestników.
Czy zarządca wspólnoty mieszkaniowej jest odpowiedzialny za przeglądy budynku?
Właściciel lub zarządca budynku musi zapewnić przeprowadzenie okresowych przeglądów wymaganych przez Prawo budowlane: corocznych kontroli elementów narażonych na działanie czynników atmosferycznych, instalacji gazowych i kominów oraz pięcioletnich przeglądów całego budynku, w tym instalacji elektrycznych. Przeglądy są przeprowadzane przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia budowlane. Zarządca organizuje je, rejestruje wyniki i planuje naprawy.
Czy mogę założyć własną firmę zajmującą się zarządzaniem wspólnotami mieszkaniowymi?
Tak, i wielu menedżerów decyduje się na to po kilku latach pracy w większej firmie. Trzeba zarejestrować firmę, wykupić obowiązkowe ubezpieczenie OC, wdrożyć oprogramowanie księgowe i do zarządzania oraz zdobyć pierwsze zlecenia, zazwyczaj dzięki poleceniom. Dochody zależą od liczby budynków, więc większość osób zaczyna od kilku wspólnot mieszkaniowych, nadal będąc zatrudnioną gdzie indziej.
„,
„miejsce pracy”: [
{
„@type”: „Country”,
„name”: „Polska”
}
],
„skills”: „Ustawa o własności lokali i zarządzaniu nieruchomościami, wymogi dotyczące przeglądów okresowych zgodnie z prawem budowlanym, budżetowanie i alokacja kosztów, prowadzenie zgromadzeń właścicieli i sporządzanie uchwał, zarządzanie wykonawcami, oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami i Excel, rozwiązywanie konfliktów”,
„obowiązki”: „Przygotowywanie sprawozdań rocznych i planów finansowych, organizowanie zebrań wspólników i zbieranie głosów w sprawie uchwał, organizowanie corocznych i pięcioletnich przeglądów budynków, rozliczanie zużycia wody i ciepła oraz opłat zaliczkowych, nadzorowanie napraw i wykonawców, zajmowanie się awariami, roszczeniami ubezpieczeniowymi i zaległościami w płatnościach”,
„wymagania edukacyjne”: „Od 2014 r. nie jest wymagana licencja państwowa; typowe ścieżki kształcenia obejmują studia z zakresu gospodarki przestrzennej, nieruchomości, budownictwa, ekonomii lub prawa, program „technik gospodarki nieruchomościami” lub kursy z zakresu zarządzania nieruchomościami”,
„kategoria zawodowa”: „grupa KZiS 2441”
}