Specjalista ds. rekrutacji: obowiązki, przepisy prawne i wynagrodzenie

Autor: 👤 ePraceo.pl | Publikacja: 2026-09-04

Specjalista ds. rekrutacji (zwany również Talent Acquisition Specialist) wyszukuje, ocenia i zatrudnia kandydatów na rzecz pracodawcy lub klientów agencji. W Polsce praca ta łączy w sobie pozyskiwanie kandydatów na LinkedIn i portalach z ofertami pracy, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych oraz obsługę systemu ATS z obowiązkami prawnymi: przejrzystością wynagrodzeń w ogłoszeniach o pracę od grudnia 2025 r. oraz zgodnością z RODO.

Czym zajmuje się specjalista ds. rekrutacji, krok po kroku?

Każdy proces rekrutacyjny rozpoczyna się od spotkania wstępnego z menedżerem ds. zatrudnienia. Uzgadnia się, czym konkretnie będzie się zajmować dana osoba, które wymagania są niezbędne, a które stanowią dodatkowe atuty, przedział wynagrodzenia, etapy rozmów kwalifikacyjnych oraz termin zakończenia procesu. Słabe przygotowanie na tym etapie jest najczęstszą przyczyną niepowodzeń w dalszej części procesu, dlatego doświadczeni rekruterzy zwracają na to szczególną uwagę: „Czy naprawdę potrzebujesz pięciu lat doświadczenia, czy raczej kogoś, kto potrafi wykonać zadanie X?”

Następnie specjalista ds. rekrutacji redaguje i publikuje ogłoszenie o pracę, wybiera miejsca jego publikacji i rozpoczyna poszukiwania: przeszukuje LinkedIn, bazy CV oraz własną pulę talentów w poszukiwaniu osób, które nie szukają aktywnie pracy. Przegląda zgłoszenia, przeprowadza krótkie rozmowy telefoniczne, organizuje rozmowy kwalifikacyjne z zespołem rekrutacyjnym, koordynuje testy lub zadania oceniające, zbiera opinie i przedstawia listę kandydatów zakwalifikowanych do dalszego etapu.

Ostatnim etapem jest złożenie oferty: omówienie warunków z kandydatem, rozpatrywanie kontrpropozycji od jego obecnego pracodawcy, przygotowanie dokumentów we współpracy z działem kadr oraz przekazanie nowego pracownika do działu wdrażania. Na każdym etapie specjalista ds. rekrutacji odpowiada wszystkim kandydatom, w tym tym, którzy zostali odrzuceni, oraz przekazuje kierownictwu dane dotyczące liczby kandydatów w procesie rekrutacyjnym.

Dział rekrutacji w firmie, agencja, RPO czy urząd pracy: czym zajmują się poszczególni rekruterzy?

W polskich ogłoszeniach o pracę ta sama funkcja pojawia się pod kilkoma nazwami: specjalista ds. rekrutacji, rekruter, Talent Acquisition Specialist, pośrednik pracy lub, w publicznych urzędach pracy, doradca ds. zatrudnienia. Za tymi tytułami kryją się różne modele pracy. Wybór między nimi ma większy wpływ na wynagrodzenie, tempo pracy i codzienny poziom stresu niż branża, w której prowadzisz rekrutację.

Projekty o dużej skali dla centrów kontaktowych są częstym punktem wejścia do branży, a wielu rekruterów, którzy zaczynają właśnie tam, samo pracowało wcześniej jako operator call center lub telemarketer. Rozumieją oni specyfikę stanowiska, na które rekrutują, i potrafią już podczas jednej rozmowy telefonicznej ocenić, czy kandydat przetrwa pierwszy miesiąc pracy.

Pośrednik pracy: pośrednictwo pracy w agencji

Pośrednik pracy to tradycyjna nazwa osoby zajmującej się dopasowywaniem osób poszukujących pracy do wolnych stanowisk; w KZiS zawody te zaliczane są do grupy pośredników w zatrudnieniu i pośredników pracy. W sektorze prywatnym pośrednik pracy zatrudniony jest w agencji pracy, która kieruje kandydatów do firm klienckich w Polsce lub za granicą. Codzienna praca przypomina zadania specjalisty ds. rekrutacji w agencji: pozyskiwanie zleceń od pracodawców, wyszukiwanie kandydatów, sprawdzanie dokumentów i organizowanie rozmów kwalifikacyjnych. Aby legalnie oferować usługi pośrednictwa pracy, sama agencja musi być wpisana do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ).

Doradca ds. zatrudnienia: nowa rola w publicznych urzędach pracy

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, obowiązująca od 1 czerwca 2025 r., zreorganizowała działalność powiatowych urzędów pracy (PUP). Pośrednictwo pracy jest tam obecnie realizowane przez doradcę ds. zatrudnienia na trzech poziomach: młodszy doradca, doradca i starszy doradca. Od 1 stycznia 2026 r. stanowisko to ma własny kod w KZiS: 242306, w tej samej grupie specjalistów ds. kadr, co specjalista ds. rekrutacji.

PUP przydziela doradcę każdej osobie bezrobotnej, poszukującej pracy oraz każdemu pracodawcy. Doradca przeprowadza rozmowę z daną osobą na temat jej sytuacji, przygotowuje indywidualny plan działania (IPD) i monitoruje jego realizację, kieruje osoby do ofert pracy, pozyskuje współpracę pracodawców w zakresie zgłaszania wolnych miejsc pracy do krajowej bazy danych ePraca, odwiedza pracodawców oraz organizuje targi pracy. Młodszy doradca musi posiadać co najmniej wykształcenie średnie i sześciomiesięczne doświadczenie zawodowe lub wyższe wykształcenie; doradca musi posiadać wyższe wykształcenie i co najmniej dwunastomiesięczne doświadczenie. Specjaliści ds. rekrutacji w firmach często współpracują z tymi doradcami przy zatrudnianiu na lokalne stanowiska wymagające zatrudnienia dużej liczby pracowników.

Jakie przepisy prawa pracy dotyczące rekrutacji musi znać specjalista ds. rekrutacji?

To właśnie w tym obszarze zawód uległ ostatnio największym zmianom. Specjalista ds. rekrutacji, który nie zna przepisów, naraża pracodawcę na kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz skargi dotyczące dyskryminacji.

Przejrzystość wynagrodzeń w rekrutacji od 24 grudnia 2025 r.

Nowelizacja Kodeksu pracy z dnia 4 czerwca 2025 r. weszła w życie 24 grudnia 2025 r., wprowadzając częściowo w życie unijną dyrektywę w sprawie przejrzystości wynagrodzeń. Pracodawcy mają obowiązek przekazać kandydatom informacje na temat wynagrodzenia początkowego lub jego przedziału, ustalonego na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów, a także na temat odpowiednich postanowień układu zbiorowego lub regulaminu płacowego, o ile mają one zastosowanie. Informacje te muszą dotrzeć do kandydata z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym prowadzenie świadomych negocjacji, najpóźniej przed rozpoczęciem stosunku pracy, i nie mogą być przekazywane wyłącznie ustnie.

Ta sama nowelizacja zakazuje pytania kandydatów o wysokość wynagrodzenia w obecnej lub poprzedniej pracy poprzez dodanie tego wyłączenia do art. 22¹ Kodeksu pracy, który wymienia dane, o które może poprosić pracodawca. Ogłoszenia o pracę i nazwy stanowisk muszą być neutralne pod względem płci, a cały proces rekrutacji musi przebiegać w sposób niedyskryminacyjny. W praktyce rekruterzy musieli przeredagować szablony ogłoszeń, usunąć pola „obecne wynagrodzenie” z formularzy oraz przeszkolić menedżerów ds. rekrutacji, którzy byli przyzwyczajeni do zadawania tego pytania.

Dane kandydatów a RODO

Artykuł 22¹ określa również podstawowe dane, o które można poprosić: imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje oraz historię zatrudnienia. Wszelkie dane wykraczające poza ten zakres wymagają podstawy prawnej, zazwyczaj w postaci zgody kandydata. Przechowywanie CV na potrzeby przyszłych rekrutacji wymaga oddzielnej zgody, a dane muszą zostać usunięte po wygaśnięciu celu ich gromadzenia. Specjalista ds. rekrutacji korzystający z systemu ATS jest odpowiedzialny za prawidłowe ustalenie okresów przechowywania danych.

Agencje: rejestr agencji zatrudnienia

Od 1 czerwca 2025 r. ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia zastąpiła dotychczasową ustawę o promocji zatrudnienia. Przedsiębiorstwa świadczące usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej muszą być wpisane do rejestru agencji zatrudnienia, znanego jako KRAZ i prowadzonego przez marszałka województwa, w praktyce przez Wojewódzki Urząd Pracy. Jeśli planujesz otworzyć własną agencję rekrutacyjną, wpis do tego rejestru jest punktem wyjścia.

Narzędzia AI w rekrutacji

Unijna ustawa o sztucznej inteligencji klasyfikuje systemy AI wykorzystywane do filtrowania aplikacji, rankingowania kandydatów lub ich oceny podczas rozmów kwalifikacyjnych jako systemy wysokiego ryzyka. Pracodawcy korzystający z nich mają obowiązki związane z nadzorem ludzkim, przejrzystością i dokumentacją. Jeśli Twój system ATS oferuje automatyczną punktację, powinieneś wiedzieć, jak to działa, i być w stanie wyjaśnić kandydatowi podjętą decyzję.

Jakie narzędzia i umiejętności pojawiają się w ogłoszeniach o pracę dla specjalistów ds. rekrutacji?

Polskie ogłoszenia o pracę dla specjalistów ds. rekrutacji zawierają powtarzający się zestaw wymagań. Najważniejsze z nich to doświadczenie w rekrutacji od początku do końca, umiejętności pozyskiwania kandydatów oraz znajomość języka angielskiego, zazwyczaj na poziomie B2 lub wyższym, ponieważ wiele procesów dotyczy zespołów międzynarodowych.

• Systemy ATS: eRecruiter, Traffit, Teamtailor, Recruitee, SmartRecruiters oraz Workday w większych korporacjach.
• Pozyskiwanie kandydatów: LinkedIn Recruiter, ciągi wyszukiwania boolowskiego, wyszukiwanie bezpośrednie, mapowanie rynku, tworzenie długich i krótkich list kandydatów.
• Portale z ofertami pracy: Pracuj.pl, OLX Praca oraz regionalne portale z ofertami ogólnymi; Just Join IT, No Fluff Jobs i RocketJobs – z ofertami dla specjalistów i pracowników branży technologicznej.
• Rozmowy kwalifikacyjne: rozmowy oparte na kompetencjach, pytania behawioralne dotyczące przeszłych sytuacji, ustrukturyzowane karty oceny.
• Narzędzia biurowe i dane: Excel lub Arkusze Google do raportów dotyczących procesu rekrutacyjnego, MS Teams lub Google Meet do rozmów kwalifikacyjnych wideo.
• Podstawy prawa pracy: rodzaje umów (umowa o pracę, umowa zlecenia, B2B), okresy wypowiedzenia oraz dokumenty wymagane do zatrudnienia.

Umiejętności miękkie w tej pracy mają konkretny charakter. Trzeba umieć odmówić kandydatowi bez zrywania relacji, poinformować dyrektora, że jego przedział wynagrodzenia jest poniżej poziomu rynkowego, oraz koordynować piętnaście procesów rekrutacyjnych, nie tracąc z oczu osób oczekujących na odpowiedź.

Jak rozpocząć karierę w rekrutacji?

Nie ma formalnej licencji dla indywidualnego specjalisty ds. rekrutacji. Pracodawcy często preferują wykształcenie w zakresie psychologii, zarządzania zasobami ludzkimi, socjologii lub zarządzania, a studia podyplomowe z zakresu HR cieszą się popularnością, jednak wielu odnoszących sukcesy rekruterów studiowało zupełnie inne kierunki. Szczególnie poszukiwani są rekruterzy z branży technologicznej posiadający doświadczenie w IT lub znajomość języków obcych.

Typowe stanowiska dla początkujących to asystent ds. rekrutacji, młodszy rekruter, specjalista ds. pozyskiwania kandydatów lub analityk w agencji, a także koordynator ds. rekrutacji w zespole wewnętrznym. Agencje to najszybsza szkoła: uczysz się pozyskiwania kandydatów, negocjacji i obsługi klientów pod presją realizacji celów. Zespoły wewnętrzne pozwalają zdobyć większą wiedzę na temat budowania wizerunku pracodawcy, planowania zatrudnienia oraz współpracy z partnerami biznesowymi z działu HR. Stanowiska specjalisty ds. rekrutacji zazwyczaj wymagają od jednego do trzech lat doświadczenia, więc warto najpierw spędzić ten czas na stanowisku dla początkujących.

Ile zarabia specjalista ds. rekrutacji?

Młodsi pracownicy i asystenci ds. rekrutacji zazwyczaj zaczynają od wynagrodzenia nieco powyżej krajowej płacy minimalnej. Specjalista ds. rekrutacji z kilkuletnim doświadczeniem w dużym mieście zarabia zazwyczaj około średniej krajowej lub powyżej niej, a rekruterzy z branży IT, inżynierii i rekrutacji kadry kierowniczej zarabiają znacznie więcej.

Co wpływa na wysokość wynagrodzenia:

• Specjalizacja: najlepiej opłacane są rekrutacje w branżach technologicznej, inżynieryjnej, finansowej oraz w zakresie poszukiwania kadry kierowniczej; rekrutacje pracowników fizycznych na dużą skalę są gorzej opłacane.
• Premia agencyjna: rekruterzy agencyjni często otrzymują wynagrodzenie podstawowe plus prowizję od zatrudnionych osób, co w dobrych latach może znacznie podnieść zarobki powyżej średniej, a w okresie spowolnienia gospodarczego – je obniżyć.
• Język angielski i inne języki: procesy międzynarodowe są lepiej wynagradzane niż lokalne.
• Rodzaj pracodawcy: korporacje i centra usług wspólnych zazwyczaj płacą więcej niż małe lokalne firmy.
• Forma umowy: w firmach dominuje umowa o pracę; w przypadku rekruterów na stanowiska kierownicze i w branży technologicznej powszechne są umowy B2B.
• Miasto: w Warszawie, Krakowie i Wrocławiu wynagrodzenia są wyższe niż w mniejszych miastach.
• Sektor publiczny: doradca ds. zatrudnienia w urzędzie pracy (PUP) otrzymuje wynagrodzenie zgodnie z zasadami płacowymi samorządu lokalnego, które na niższych szczeblach często zbliżają się do płacy minimalnej, choć praca ta jest stabilna i oparta na umowie o pracę.

Dokąd prowadzi kariera specjalisty ds. rekrutacji?

Kolejne etapy to stanowisko starszego rekrutera, partnera ds. pozyskiwania talentów współpracującego z całym działem biznesowym oraz kierownika ds. pozyskiwania talentów lub kierownika zespołu. Niektórzy przechodzą do działów zajmujących się budowaniem wizerunku pracodawcy, partnerstwem biznesowym w zakresie HR, analityką kadrową lub szkoleniami i rozwojem. Doświadczeni rekruterzy agencyjni często stają się headhunterami w obszarze rekrutacji kadry kierowniczej lub otwierają własną agencję po uzyskaniu uprawnień KRAZ. Doradcy ds. zatrudnienia z PUP przechodzą do prywatnych agencji rekrutacyjnych lub działów HR, wnosząc wiedzę na temat lokalnego rynku pracy i publicznych programów wsparcia dla pracodawców, podczas gdy niektórzy rekruterzy wybierają drogę odwrotną, kierując się stabilnymi godzinami pracy.

Co wyczerpuje rekruterów?

Ta praca ma swoje własne źródła wypalenia zawodowego. Kandydaci znikają po przyjęciu oferty, menedżerowie ds. rekrutacji zmieniają wymagania w trakcie procesu, a cele agencji są resetowane co miesiąc. Jesteś ściśnięty między ludźmi, którzy chcą sprzecznych rzeczy, i obwiniany, gdy zatrudniony pracownik odchodzi po trzech miesiącach.

Aspekt emocjonalny jest również realny: wielokrotnie w ciągu tygodnia przekazujesz złe wiadomości, a dobrzy kandydaci czasami traktują odmowę jako osobistą porażkę. Rekruterzy, którzy już na etapie wstępnej selekcji ustalają jasne granice z menedżerami ds. rekrutacji, na bieżąco informują kandydatów, nawet jeśli nie ma żadnych nowych wiadomości, oraz śledzą własne wyniki, aby móc wskazać, w którym miejscu proces utknął.

Dla kogo jest ta praca?

Ta rola pasuje do osób, które są ciekawe innych zawodów i branż, lubią rozmowy z nieznajomymi i potrafią organizować wiele zadań równolegle. Wymaga też instynktu sprzedażowego: sprzedajesz stanowisko kandydatom, a kandydatów – menedżerom. Jeśli wolisz głęboką, samotną pracę lub unikasz niewygodnych rozmów, ciągły kontakt i negocjacje szybko cię zmęczą.

Czy sztuczna inteligencja zastąpi specjalistę ds. rekrutacji?

Sztuczna inteligencja już teraz tworzy pierwsze wersje ogłoszeń o pracę, streszcza CV, sugeruje ciągi boolowskie i planuje rozmowy kwalifikacyjne. Rutynowe zadania związane z selekcją i pozyskiwaniem kandydatów stają się coraz mniej istotne, zwłaszcza w przypadku rekrutacji na dużą skalę. Jednocześnie ustawa o sztucznej inteligencji oraz przepisy dotyczące przejrzystości wynagrodzeń sprawiają, że nadzór ludzki i procesy zgodne z prawem zyskują na wartości, a nie tracą na znaczeniu.

To, co pozostaje w gestii rekrutera, to ocena sytuacji i relacje: przekonanie pasywnego kandydata do rozmowy, odczytanie wahania podczas rozmowy kwalifikacyjnej, poinformowanie menedżera, że dane stanowisko jest nierealne. Rekruterzy, którzy połączą te umiejętności z danymi i narzędziami opartymi na sztucznej inteligencji, będą poszukiwani; najbardziej zagrożeni są ci, którzy ograniczają się do publikowania ogłoszeń i przekazywania CV.

Jeśli przygotowujesz swoją aplikację na stanowisko rekrutacyjne, zacznij od CV, które rekruterzy faktycznie czytają, i przećwicz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej; wkrótce sam będziesz je zadawać.

Często zadawane pytania

Czy aby zostać specjalistą ds. rekrutacji, trzeba mieć wykształcenie z zakresu HR?

Nie. Pracodawcy często preferują dyplomy z psychologii, HR, socjologii lub zarządzania, ale wielu rekruterów pochodzi z branż takich jak języki obce, IT, sprzedaż czy obsługa klienta. Liczy się doświadczenie w pozyskiwaniu kandydatów, prowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych i obsłudze systemu ATS, a także znajomość języka angielskiego. Studia podyplomowe z zakresu HR lub kursy rekrutacyjne pomogą, jeśli zmieniasz karierę i chcesz wykazać się zaangażowaniem.

Czy rekruter może zapytać o Twoje obecne wynagrodzenie?

Nie. Od 24 grudnia 2025 r. Kodeks pracy zabrania pracodawcom żądania informacji o wynagrodzeniu kandydata w obecnej lub poprzedniej pracy. Kandydaci mogą podać tę informację dobrowolnie, ale rekruterzy nie powinni o nią pytać. Zamiast tego pracodawcy muszą przekazać kandydatom informacje o wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale dla danego stanowiska.

Jaka jest różnica między specjalistą ds. rekrutacji a specjalistą ds. pozyskiwania talentów?

W polskich ogłoszeniach o pracę te nazwy są najczęściej używane zamiennie. Termin „talent acquisition” pojawia się zazwyczaj w firmach międzynarodowych i sugeruje większy nacisk na pozyskiwanie kandydatów, budowanie wizerunku pracodawcy oraz tworzenie długoterminowych baz talentów. Określenie „specjalista ds. rekrutacji” jest bardziej powszechne w polskich firmach. Zamiast kierować się samą nazwą stanowiska, warto sprawdzić zakres obowiązków podany w ogłoszeniu.

Czy agencja rekrutacyjna musi posiadać licencję?

Przedsiębiorstwo zajmujące się pośrednictwem pracy lub pracą tymczasową musi być wpisane do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ), prowadzonego przez marszałka województwa na mocy ustawy o rynku pracy i usługach zatrudnienia obowiązującej od 1 czerwca 2025 r. Osoba fizyczna zajmująca się rekrutacją, zatrudniona przez firmę lub agencję, nie potrzebuje osobistej licencji.

Czym zajmuje się doradca ds. zatrudnienia?

Doradca ds. zatrudnienia pracuje w powiatowym urzędzie pracy i zajmuje się pośrednictwem pracy zgodnie z ustawą o rynku pracy i usługach zatrudnienia. Doradca jest przydzielany osobom poszukującym pracy i pracodawcom, przygotowuje indywidualne plany działania, kieruje osoby do ofert pracy, gromadzi oferty pracy do bazy danych ePraca oraz organizuje targi pracy. Od stycznia 2026 r. stanowisko to ma kod KZiS 242306.

Czy praca rekrutera jest stresująca?

Tak bywa, zwłaszcza w agencjach, które mają miesięczne cele. Typowe źródła stresu to kandydaci, którzy rezygnują po przyjęciu oferty, zmieniające się wymagania ze strony menedżerów oraz presja terminów. Stanowiska w firmach są zazwyczaj spokojniejsze, ale wiążą się z większą liczbą wewnętrznych negocjacji. Jasno określone oczekiwania uzgodnione na początku każdego procesu pozwalają w znacznym stopniu ograniczyć ten stres.