Bariery komunikacyjne. 🚧 Co najczęściej uniemożliwia skuteczną komunikację w pracy?💬
Osiąganie celów w dzisiejszym środowisku biznesowym wymaga skutecznej komunikacji z osobami o różnych cechach osobowościowych. Jednak co, jeśli bariery komunikacyjne utrudniają nam wspólne porozumienie? Przeczytaj o tym, jak komunikować się bez barier i realizować cele w zgodzie z innymi.
💡 Z artykułu dowiesz się:
- Co powoduje najczęstsze problemy w komunikacji
- Jakiego rodzaju bariery komunikacyjne spotykamy w miejscach pracy
- Jak pokonywać bariery w komunikacji
Bariery komunikacyjne – czyli dlaczego nie osiągasz porozumienia
Najczęstszym źródłem problemów w komunikacji są czynniki ludzkie, a więc można by powiedzieć, że sami je tworzymy. Jednak mówiąc bardziej precyzyjnie, to różnice osobowościowe i uprzedzenia są tym, co najbardziej utrudnia proces komunikacji zarówno w środowisku pracy, jak i w życiu prywatnym.
✅ Czytaj też: Feedforward – lepszy niż feedback?
Bariery komunikacyjne to psychologiczne zagadnienie, nad którym pochylało się wielu ekspertów z tej dziedziny nauki. Dodając do tego własne doświadczenia m.in. ze środowisk pracy wyróżniliśmy kilka najważniejszych czynników utrudniających komunikację:
- wewnętrzne uprzedzenia
- błędna interpretacja rzeczywistości
- różnice w postrzeganiu rzeczywistości
- odmienny światopogląd
- brak zaufania
- niejasna komunikacja
- różnica w stylu komunikacji (emocjonalna / bez emocji)
- zakłócenia zewnętrzne
Jeśli chcemy jednak spojrzeć na to zagadnienie bardziej kompleksowo. Warto przyglądnąć się podziałowi jaki powstał w wyniku badań specjalistów w dziedzinie psychologii i komunikacji.
Klasyfikacja i rodzaje barier komunikacyjnych
Bariery komunikacyjne dzielimy na dwie grupy, wewnętrzne i zewnętrzne.
Bariery komunikacyjne – Źródło: opracowanie własne.
Wewnętrzne bariery komunikacyjne
Wewnętrzne bariery komunikacyjne pochodzą bezpośrednio od uczestników rozmowy i związane są z ich nastawieniem do swoich rozmówców, bądź poruszanego tematu. Nastawienie w dużej mierze zależy od poglądów, przyzwyczajeń, przynależności do grup społecznych oraz zbieżności bądź konfliktu interesów poszczególnych osób. Jednocześnie pomimo wielu czynników jakie oddziałują na ogólne nastawienie, najbardziej decydującym jest nasza świadoma wola. To dzięki niej możemy eliminować nasze wewnętrzne bariery.
💡 Podchodząc do rozmowy z pozytywnym nastawieniem nasza komunikacja staje się znacznie bardziej skuteczna.
Przykłady wewnętrznych barier komunikacyjnych
Osądzanie, ocenianie, krytykowanie
Kto z nas podczas rozmowy z drugą osobą, nie ma czasem ochoty ocenić swojego odbiorcy niech pierwszy rzuci kamieniem. Tak, to przypadłość wielu osób! Przekonani o własnej nieomylności i słuszności wyznawanych zasad reagujemy na swój sposób i krytykujemy. Jednocześnie jeśli poglądy rozmówcy nie są zgodne z naszymi, potrafimy się nawet obrazić! Taka postawa sprawia, że komunikacja zanika. Poczucie własnej wartości drugiej osoby może zostać nadszarpnięte. Przez co traci zaufanie i zaczyna mniej się udzielać. Odseparowuje się od nadawcy krytycznych komunikatów, albo wręcz przeciwnie zaczyna konfrontację, która przechodzi w konflikt.
Sloganowy mur
Żargon stosowany środowiskach specjalistycznych czy grupach okołobiznesowych z pewnością jest dla wielu osób niezrozumiały. Dotyczy to zwłaszcza pracowników początkujących lub osób z zewnątrz, które w ogóle nie są związane z daną branżą. Dodatkowo często w firmach i organizacjach używa się określeń wewnętrznych, typowych dla firm, z którymi nie spotkamy się na co dzień.
👉 Zatem zależy mieć na uwadze, że język jakiego używamy powinien być dostosowany do naszego odbiorcy.
Niejasna komunikacja, mała ilość informacji
Problem niejasnej komunikacji dotyczy w szczególności zarządzania pracownikami i przydzielania zadań. Mówiąc: „Zrób mi to wszystko na wczoraj”, wysyłamy komunikat, w którym ani zakres zadań nie jest określony, ani termin wykonania zadania.
👉 O wiele skuteczniej byłoby powiedzieć: „Potrzebuję mieć zrobioną pełną dokumentację procesu na jutro do godziny 11:00.” Oczekując wykonania czegoś terminowo i w konkretny sposób, nasza komunikacja musi być precyzyjna.
Nadmiar informacji
Serwując całą masę informacji w krótkim czasie możemy mieć pewność, że części z nich nasz rozmówca nie zapamięta. Co zatem zrobić, jeśli mamy wprowadzić nowego pracownika na stanowisko pracy? Wskażmy, które z tych informacji będą dla niego kluczowe, a z którymi będzie miał okazję jeszcze się zapoznać. Pierwszy dzień w pracy, to stresujący moment w życiu każdego człowieka. Postarajmy się, aby przekazywane przez nas komunikaty były dla niego zrozumiałe i uporządkowane.
✅ Zobacz również: Onboarding pracownika – Jak przeprowadzić proces wdrożenia?
Nadmierny stres
Nadmierny stres to bariera komunikacyjna, która ogranicza zdolności poznawcze, zapamiętywanie i umiejętność formułowania logicznych wypowiedzi.
Dlatego odpowiedni poziom pewności siebie to podstawa funkcjonowania w dzisiejszym świecie, zwłaszcza w środowisku biznesowym czy miejscu pracy. Widoczny strach sprawi, że możesz być postrzegany jako ktoś nienadający się do współpracy czy do nawet rozmowy.
Zamknięta mowa ciała
Komunikaty werbalne to nie jedyny sposób komunikacji. Wiele da się też odczytać z naszej mowy ciała. Mimika twarzy, przyjęta postawa czy sposób poruszania się zdradzą m.in. czy to co słyszymy, idzie w parze z tym, co widzimy oraz jaki naprawdę stosunek ma do nas rozmówca.
Zamknięta postawa i nerwowe ruchy to czynniki, które utrudniają płynną rozmowę. Mogą z czasem nawet całkowicie zniechęcić rozmówce do jakiegokolwiek kontaktu.
Dbając o dobre lub przynajmniej neutralne relacje w pracy powinniśmy angażować się w rozmowę, skupiać na rozmówcy, czy od czasu do czasu wykonać w jego kierunku przyjazny gest.
Brak przygotowania
Naturalny sposób wypowiedzi i spontaniczne reakcje uwielbia każdy z nas. Jednak warto przygotowywać się merytorycznie do rozmów, co do których wiemy z wyprzedzeniem, że się odbędą lub mają szansę zaistnieć. Nie wspominając już o rozmowach oficjalnych na tematy zawodowe jak rozmowa kwalifikacyjna czy spotkanie biznesowe. Brak przygotowania w tym wypadku może kosztować nas otrzymanie łatki osoby niekompetentnej.
Zewnętrzne bariery komunikacyjne
Z drugiej strony wyróżniamy też bariery komunikacyjne zewnętrzne. Większość z nich jest zupełnie niezwiązana z uczestnikami rozmowy. Zaliczamy do nich:
- hałas / zakłócanie spokoju
- problemy transportowe
- awarie systemów komunikacyjnych
- problemy z Internetem
- brak czasu / unikanie spotkań
- przerywanie drugiej osobie, uniemożliwianie swobodnej wypowiedzi
Ten rodzaj barier w komunikacji z łatwością jesteśmy w stanie usunąć. Sporo więcej problemów może przysporzyć nam konfrontacja z własnym stresem, negatywnymi przekonaniami czy tendencją do krytykowania. Z tego też względu warto rozwijać swoje umiejętności interpersonalne niwelując swoje wewnętrzne bariery. Tym sposobem przyczynimy się do łatwiejszego i co najważniejsze skuteczniejszego działania w naszych miejscach pracy.
Jak pokonywać bariery w komunikacji interpersonalnej?
Środowisko pracy to miejsce łączące różne osoby z różnych grup społecznych. A różnice wewnątrz zespołów dotyczą nie tylko cech charakteru czy wieku, ale i kwestii kulturowych np. w zespołach międzynarodowych. Jak zatem pracować w różnorodnym środowisku bez niepotrzebnych spięć i konfliktów? Warto stosować się do kilku prostych zasad:
Nie nastawiaj się negatywnie
Jeśli zostałeś przydzielony do projektu z osobą, którą nie do końca znasz, albo przyszło Ci tworzyć zespół z ludźmi, o których słyszałeś jakieś plotki – twórz od początku przyjazną atmosferę i nie ulegaj opiniom! Wyrób sobie własne zdanie zaczynając znajomość bez negatywnego nastawienia. Pokaż się jako osoba profesjonalna i przyjazna. Pozytywny początek relacji, to świetny wstęp do udanej współpracy.
Dostosuj język do drugiej osoby
Różnice językowe to całkowicie normalne zjawisko między osobami z różnych specjalizacji. Słownictwo branżowe czy specjalistyczny żargon stosujmy w środowisku, w którym będzie to właściwe. Każdy jest ekspertem w swojej branży, więc nie oczekujmy, że powinien znać też naszą.
Zatem używaj wyrażeń przystępnych dla osób niezajmujących się Twoją dziedziną.
Słuchaj aktywnie
Stosuj się do zasad aktywnego słuchania. Przede wszystkim rozmawiaj z zaangażowaniem i zaciekawieniem. Zadawaj pytania i parafrazuj słowa rozmówcy, zwłaszcza kiedy nie masz pewności, że dobrze rozumiesz jego wypowiedź.
Kontroluj mowę ciała i komunikaty niewerbalne
Zadbaj o otwartą postawę wobec drugiej osoby. Jednocześnie pamiętaj, że Twoja mowa ciała odzwierciedla stan Twoich emocji i nastawienie wobec rozmówcy. Pozbądź się więc nerwowości, zadbaj o uśmiech i pozytywny stan ducha, a Twoja komunikacja niewerbalna znacznie się poprawi. Jednocześnie pogłębiaj świadomość na temat mowy ciała, znaczenia gestów, postaw i ruchów, bo to one składają się na Twoją wiarygodność i rangę wypowiedzi.
Dostosuj ton wypowiedzi do aktualnej relacji z rozmówcą
Jeśli dopiero co poznałeś jakąś osobę nietaktem byłoby żartowanie sobie z niej, jak masz np. w zwyczaju robić to ze starym kumplem. Zachowuj szacunek, profesjonalizm i nieco formalny ton wypowiedzi. Zwłaszcza jeśli jesteście w miejscu pracy. Na luźniejsze rozmowy z pewnością przyjdzie czas. W pierwszej kolejności postaraj się z tą osobą zbudować jakąś relację.
Bariery i błędy komunikacyjne – podsumowanie
Komunikacja międzyludzka to fundament współpracy i wzajemnego porozumienia. Nacisk na jej wysoką jakość kładziony jest zwłaszcza w miejscach pracy i środowiskach zawodowych. Skuteczny zespół to ludzie, którzy dobrze się ze sobą dogadują. Dlatego im wcześniej uświadomimy sobie istnienie różnego rodzaju barier komunikacyjnych oraz tego w jaki sposób się ich pozbywać, tym więcej okazji życiowych oraz zawodowych będzie nam dane wykorzystać.