Onboarding pracownika👨‍🏫 Jak przeprowadzić efektywny proces onboardingu nowego pracownika?👨‍🎓

Autor: 👤 ePraceo.pl | Aktualizacja: 2024-09-20

Onboarding to moment, w którym nowozatrudniona osoba poznaje firmę, swoje stanowisko pracy i integruje się z organizacją. Jak przeprowadzić ten proces efektywnie i skutecznie wprowadzić nową osobę do firmy?

Czym jest onboarding?

Onboarding to z angielskiego – przyjęcie kogoś na pokład. W języku polskim nie znajduje on bezpośredniego odpowiednika. Określa się go po prostu jako: „wdrożenie pracownika„.

Odpowiadając na pytanie: Czym jest onboarding? – warto przytoczyć dwa ciekawe badania.

1. Pierwsze badanie to: Help New Hires Succeed: Beat the Statistics¹ zrealizowane przez Wynhurst Group. Wynika z niego, że w ankietowanych firmach pierwsze 45 dni zatrudnienia, przynoszą średnio 22%-ową rotację, natomiast w ujęciu czteromiesięcznym, z pracy rezygnuje aż 50% pracowników. 
2. Powyższe dane skonfrontujmy z ciekawym badaniem od Aberdeen Group2², z którego wynika, że firmy posiadające dopracowany proces onboardingu zauważają wśród nowych pracowników wzrost produktywności oraz większą retencję kolejno o 62% i  50%.

Na czym tak naprawdę polega onboarding?

Onboarding to proces wprowadzania nowych pracowników do firmy, i aby mógł zrealizować założone cele, musi być odpowiednio zaplanowany.

Zaczyna się od momentu zatrudnienia nowej osoby i trwa przez pierwsze kilka dni, tygodni lub nawet miesięcy. Według podsumowania najważniejszych kwestii związanych z onboardingiem od SHRM³, może trwać nawet do 12 miesięcy! Wszystko zależy od polityki, struktury organizacyjnej i zakresu odpowiedzialności nowego pracownika. 

Jednak czy onboarding przeprowadzany jest w każdej firmie? Na ogół firmy organizują pewnego rodzaju wdrożenie, niestety w większości przypadków polega to na oprowadzeniu nowicjusza po firmie i wręczeniu mu stosu dokumentów do podpisania. 

Niestety, bo jak się okazuje korzyści z onboardingu czerpie zarówno pracownik, jak i pracodawca. Aż 69 proc. zatrudnionych skłania się ku pozostaniu w firmie co najmniej przez 3 lata, jeśli na początku zostali prawidłowo wdrożeni – wynika z artykułu napisanego przez Arlene S. Hirsch⁴ w 2017 roku dla portalu SHRM.

W celu dokładnego określenia czym jest onboarding spojrzyjmy jeszcze na niego z drugiej strony i powiedzmy sobie czym nie jest, wbrew temu z czym może być kojarzony.

Onboarding nie jest:

• Jednorazową aktywnością.
• Dokumentem do podpisania.
• Imprezą firmową.
• Oprowadzeniem po firmie przez pracownika z działu HR.
• Zapoznaniem się z ulotkami firmowymi.
• Procesem, który powinny wdrażać tylko duże firmy.
• Rozrabianiem, gdy nie ma szefa.

Jak przeprowadzić onboarding?

Skuteczny onboarding zakłada szybką adaptację w miejscu pracy i sprawne wdrożenie nowego pracownika w zakres obowiązków. Jego celem jest także pomoc w zaaklimatyzowaniu się w nowej pracy i przekazanie najważniejszych informacji.

Naturalnym jest, że proces onboardingu różnić się będzie w zależności od firmy, jej struktury, wielkości zatrudnienia czy stanowiska pracy. Jednak nie warto z niego rezygnować, bądź wykonać tylko powierzchownie. Warto podejść do niego jak do inwestycji, inwestycji w pracownika, którego odpowiednie wdrożenie będzie procentować w przyszłości. Jednocześnie należy pamiętać, że profesjonalny onboarding doskonale wpisuje się w strategię employee advocacy, bo zadowolony pracownik, to Twój najlepszy rzecznik na rynku pracy.

Onboarding nowego pracownika w kontekście pierwszego dnia pracy

Pierwszy dzień w pracy to nie tylko stresujący dzień dla pracownika, ale również decydujący dzień w kontekście jego opinii na temat pracodawcy. Według raportu z badania Employee Experience w Polsce⁵ wykonanego na 776 osobach, aż 24% pracowników w pierwszym dniu pracy nie miało do kogo zwrócić się o pomoc. A co piąty badany wykazał, że wdrożenie nie przygotowało go do realizowania swoich zadań w firmie, jak i nie przyczyniło się do większego poczucia integracji.

Odpowiednio zaplanowany onboarding pomaga zmniejszyć rotację pracowników i ograniczyć koszty rekrutacji. Jednocześnie istotne jest, aby już na etapie rozmów z kandydatem być z nim szczery i zadbać o wiarygodny przekaz informacji. Gdyż jak wykazuje wspomniany wcześniej raport z badania zrealizowanego przez Great Digital, aż 55% ankietowanych osób wykazało, że są mniej zadowoleni z obecnej pracy, niż się spodziewali na etapie rekrutacji. A powodem negatywnego zaskoczenia wśród 47% osób był przełożony.

Wprowadzenie do przedsiębiorstwa efektywnego onboardingu jest podstawą do odpowiedniego wejścia w employer branding. Inaczej w jaki sposób mielibyśmy kreować pozytywny wizerunek pracodawcy na zewnętrz, mając w firmie ogrom niezadowolonych osób?

Etapy onboardingu i najważniejsze zadania

Co prawda sam onboarding z definicji może rozpocząć się po podjęciu decyzji odnośnie zatrudnienia. Jednak warto już na etapie rekrutacji budować z kandydatami odpowiednie relacje. W końcu rozmawiając z kilkunastoma kandydatami – kilka bądź kilkanaście razy w roku – w każdej z tych osób budujemy pewien wizerunek nas samych jako pracodawcy. Tak więc niezależnie ile z tych osób zostanie pracownikami, warto zadbać o pełen profesjonalizm już przy pierwszym kontakcie.

Pre-onboarding

Natomiast do onboardingu przygotowujemy się jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Wówczas należy zadbać o kilka bardzo ważnych spraw, od których zależeć będzie pierwsze wrażenie pracownika.

• Dokumentacja – przygotować należy niezbędne dokumenty kadrowe jak kwestionariusz osobowy, umowa o pracę, oświadczenia, regulaminy oraz wszelkie dokumenty wdrożeniowe, zalecenia czy opisy procedur. Jednak najważniejszym dokumentem jest na tym etapie skierowanie na badania lekarskie. Pracownik badania musi wykonać w pierwszym dniu pracy lub przed jej rozpoczęciem.
• Stanowisko pracy – to nie tylko miejsce jakie zajmował będzie pracownik. Stanowisko to również obejmuje niezbędne narzędzia, oprogramowanie, konta, poczta e-mail, hasła i dostępy, a także szuflady i półki z których pracownik będzie korzystał.
• Rozmowa z przełożonym – już na końcowym etapie rekrutacji, decydując się na zatrudnienie danego pracownika warto odbyć z nim rozmowę. Wówczas należy zapoznać kandydata z misją firmy, stanowiskiem pracy oraz aktualnymi projektami, a także oczekiwaniami w stosunku do niego. Rozmowę taką opcjonalnie można też odbyć w pierwszym dniu pracy, jednak należy się liczyć z tym, że w natłoku informacji część z tych informacji może po prostu ulecieć.
• Buddy – wyznaczyć opiekuna, który od samego początku będzie pomagał w zaaklimatyzowaniu się nowej osobie w firmie,
• Pakiet wstępnych informacji – przed rozpoczęciem pracy należy skontaktować się z przyszłym pracownikiem (mailowo lub telefonicznie) i przedstawić plan pierwszego dnia w firmie, informacje na temat dress code, oraz gdzie i do kogo ma się zgłosić w pierwszy dzień rano.

Onboarding w pierwszym dniu pracy

Pierwszy dzień w nowej pracy to jeden z najbardziej stresujących momentów w życiu człowieka. Skutecznie przeprowadzony onboarding pomaga znacząco go zredukować. Oto czego nie należy pomijać w tym właśnie dniu:

• Zapoznanie z zespołem. Coś czego w żadnym wypadku nie można pominąć, to zapoznanie nowej osoby z pracownikami. Wytłumaczmy czym będzie zajmować się nowa osoba w firmie i przedstawmy pokrótce funkcje działów i poszczególnych osób. Jako uzupełnienie dobrze sprawdza się lista imion i nazwisk z numerami telefonów i nazwami stanowisk.
• Spacer po firmie, to również ważny moment. Pracownik zdobywa wtedy komfort i poczucie bezpieczeństwa dowiadując się gdzie może zjeść śniadanie, gdzie znajdzie potrzebne mu narzędzia i materiały oraz którym przejściem trafi najszybciej do swojego działu.
• Email powitalny. Dodatkowo należy poinformować wszystkich pracowników firmy o nowej osobie. Świetnie sprawdzi się w tym celu mail powitalny. Tym sposobem krótko przedstawimy nowicjusza, jego zakres obowiązków i dział w jakim będzie pracował.
• Zapoznanie z kulturą organizacyjną. Sposoby komunikowania się na co dzień, przekazywania informacji, czy rozmowy z klientami są dla długoletnich  pracowników czymś naturalnym. Natomiast dla nowej osoby czymś, co musi poznać. Czy do każdego zwracamy się na Ty? Czy można przyjść do pokoju szefa, a może trzeba się wcześniej umówić? Rozpoczynając pracę o pomyłkę nie trudno. Warto już na początku przekazać odpowiednią wiedzę.
• Przydzielenie pierwszych zadań. W tym samym dniu trzeba odpowiednio pracownika wdrożyć w nowe obowiązki, zapoznając go z zadaniami jakie na niego czekają. Przekazać mu niezbędne dostępy do oprogramowania, pomieszczeń, sprzętu czy firmowego konta email.

Kolejne dni onboardingu – pierwszy tydzień

Pierwszy tydzień to czas intensywnej nauki, załatwiania formalności i początki samodzielnej pracy. O co powinniśmy w tym czasie zadbać?

• Uzupełniona dokumentacja. O ile nie uda się skompletować wszystkich dokumentów w pierwszy dzień, to właśnie pierwszy tydzień jest czasem, w którym powinniśmy o to zadbać.
• Plan pracy i oczekiwania. W pierwszych dniach pracownik powinien otrzymać listę zadań i oczekiwań do zrealizowania na pierwszy miesiąc. Zadania powinny być na tyle jasno określone i mierzalne, aby można było go później z nich rozliczyć. 
• Długoterminowe cele i projekty. Istotą tego punktu jest wiedzieć w jakim kierunku się zmierza. Przypisanie do projektu lub określenie długoterminowego celu pomaga zorganizować się i realizować mniejsze kroki w celu dążenia do wyznaczonego kierunku.
• Przestrzeń do zadawania pytań. Z perspektywy nowo zatrudnionej osoby wiele kwestii mogło zostać niedopowiedzianych lub koniecznych do powtórzenia. Nawet najtęższe umysłu nie są w stanie zapamiętać 100% przekazywanych mu informacji. Dajmy więc możliwość zadawania pytań i rozwiewania wątpliwości. Warto też samemu dopytywać o spostrzeżenia i pomysły na temat procesów i ich usprawnienia. Osoba ze świeżym spojrzeniem często dostrzega więcej niż ktoś z wewnątrz.

Kolejne tygodnie onboardingu i jego zakończenie

W następnych tygodniach pracownik staje się coraz bardziej samodzielny. Jednak w dalszym ciągu potrzebuje drogowskazów i możliwości konsultowania tego co robi. Dlatego zapewnij mu:

• regularny feedback, w którym wskażesz jego mocne strony i to z czym sobie świetnie radzi, ale też obszary, które powinien poprawić. To wszystko są cenne wskazówki, które napędzą jego dynamiczny rozwój.
• możliwości rozwoju. Gdy pierwsze emocje opadną, a najważniejsze informacje zostaną już przyswojone, przychodzi czas, by zorientować pracownika na długoterminowe cele i wybór ścieżki rozwoju kariery. Pomożesz mu w ten sposób zrozumieć to, do czego tak naprawdę dąży i co powinien osiągnąć. Jednocześnie umożliwisz realizację potrzeby zawodowej jaką jest rozwój i wybór możliwej ścieżki kariery.
• Ocena pracownika i procesu, wyciągnięcie wniosków,  ulepszenie procesu. Ostatni etap onboardingu kończy się jego podsumowaniem i określeniem w jakim stopniu podjęte działania przyczyniły się do usamodzielnienia nowego pracownika i jego adaptacji. W tym celu przekazujemy do wypełnienia ankiety lub przeprowadzamy indywidualne rozmowy. Ważne by uzyskać informacje od osób z najbliższego otoczenia nowozatrudnionego jak i od niego samego. Informacje te są podstawą do oceny i wyciągnięcia wniosków oraz wprowadzenia ulepszeń programu onboardingowego w przyszłości.

Jednak najbardziej istotna w tym wszystkim jest ocena kandydata. Możemy ją przeprowadzić w oparciu o system okresowej oceny pracownika lub w konsultacji z innymi osobami. Po dokonaniu takiej oceny można też zapytać podwładnego o to jak sam siebie ocenia pod kątem osiągniętych postępów i zdobytych umiejętności. 

Formalności i dokumenty działu HR związane z procedurą onboardingu

Proces wdrożenia wiąże się też z szeregiem dokumentów i formalności jakie załatwia się najczęściej w pierwszym dniu pracy. Całą tę dokumentację można podzielić na tę przeznaczoną dla pracownika (1) i dla osób zarządzających onboardingiem (2). 

1. Pierwsza część powinna zawierać:

• skierowanie na badania medycyny pracy,
• kwestionariusz osobowy,
• umowę o pracę, dokumenty powiązane, oświadczenia,
• regulamin pracy, regulaminy i instrukcje stanowiskowe,
• formularz przekazania / odebrania sprzętu firmowego,
• formularz zgłoszenia do Urzędu Skarbowego,
• dokument dający możliwość zapisanie do ubezpieczenia zdrowotnego dziecka lub małżonka pracownika,
• szkolenie BHP,
• zgłoszenie pracownika do ZUS,
• ankiety satysfakcji pracownika ,
• formularz oceny wstępnej i ankiety ewaluacji postępów.

Formularz oceny wstępnej przyda się do porównania wyników w kolejnych etapach wdrożenia, np. podczas oceny pracowniczej. Dzięki temu jasno określimy na ile pracownik rozwinął się zawodowo podczas pracy w danym okresie czasu.

Wszystkie te dokumenty przechowujemy we wcześniej przygotowanym folderze.

2. W kolejnych krokach potrzebować będziemy dokumenty przeznaczone dla menadżerów badające:

• retencje i rotacje pracowników (dane do statystyk, ile osób pożegnało się z firmą, a ile zostało)
• poziom zadowolenia pracownika z procesu wdrożenia
• satysfakcję managerów z przygotowania nowej osoby do pracy 

Czego oczekiwać po onboardingu?

Pochylając się nad odpowiedzią na to pytanie warto przytoczyć kilka badań i statystyk. 

📌 Korzyści z onboardingu dla pracownika

Według badania przeprowadzonego przez Clear Company⁶ wśród pracowników, którzy przeszli profesjonalny onboarding, aż 92% zadeklarowało już w pierwszym miesiącu, że czują się produktywni i ważni dla organizacji.

Dzięki odpowiedniemu wdrożeniu pracownika do pracy łatwiej adaptuje się on do nowych warunków i otoczenia. Przez co poprawia się ogólna atmosfera pracy w firmie, a tym samym opinia pracowników na temat firmy.

📌 Co da program onboardingowy pracodawcy?

Pod kątem oczekiwań pracodawców odnośnie efektów prowadzonego onboardingu w firmie szczególnie istotne jest badanie wykonane przez Aberdeen Group⁷. Wykazuje ono, że 91% osób wiąże się z firmą na dłużej, jeśli w początkowym etapie zatrudnienia zostali odpowiednio wdrożeni i zaadaptowani w firmie. A więc zwiększa się retencja pracowników i ograniczają koszty na rekrutację.

Dodatkowo Harvard Business Review⁸ podaje, że ustandaryzowany onboarding w firmie przyczynia się do zwiększenia wydajności pracowników o 62%.

Zatem jak się okazuje dobry onboarding pracownika ma znaczący wpływ na jego zadowolenie z pracy, większą chęć pozostania z firmą na dłużej oraz większą efektywność w pełnieniu obowiązków.

Jak przeprowadzić zdalnie onboarding pracownika?

Wprowadzenie pracownika jest często sporym wyzwaniem już w tradycyjnych warunkach. Jak zatem miałoby się to odbyć zdalnie? Jak się jednak okazuje, jest to możliwe. Z pomocą przychodzi kilka punktów do wykonania.

✅ Stwórz firmową bazę wiedzy online

Realizując onboarding zdalnie, kluczową sprawą jest zapewnienie dostępu do informacji, których pracownik na początku pracy nie posiada.

Konieczne jest zatem opisanie takich kwestii jak:

• dokładny przebieg procesu wdrażania,
• co należy zrobić przed rozpoczęciem pracy,
• plan dnia pierwszego wraz z celami do zrealizowania ,
• osoby w firmie i funkcje jakie sprawują,
• z kim można porozmawiać, doradzić się, zasięgnąć opinii.

✅ Przygotuj checklisty

Podczas, gdy dużo się dzieje łatwo o czymś zapomnieć. Początek pracy w nowej firmie jest właśnie takim momentem, dlatego właśnie wtedy warto mieć checklistę rzeczy do wykonania. Dobrze, aby taką checklistę posiadał zarówno wdrażany pracownik jak i jego przełożony czy też buddy (osoba opiekująca się nowicjuszem).

✅ Bądź dostępny i organizuj wideo-spotkania

Aby zadbać o skuteczny onboarding pracownika w formie zdalnej zapewnij mu możliwość kontaktowania się z osobą, którą będzie mógł o wszystko zapytać. Podczas całego procesu przygotuj też kilka wideo-spotkań podsumowujących poszczególne etapy wdrożenia. Dzięki temu wdrażany pracownik będzie mieć możliwość rozwiewania wątpliwości i doprecyzowania tego czego jeszcze nie jest pewien.

✅ Pytaj o informację zwrotną

Efektywny onboarding – zwłaszcza ten zdalny – nie może się obyć bez zbierania feedbacku. Wielokrotnie jednak okazuje się, że zespoły HR zupełnie o tym zapominają. To błąd, który nie pozwala badać realnych doświadczeń odbiorców własnych działań. To z kolei zamyka drogę do ulepszania rekrutacji jak i działań onboardingowych.

Jak zbierać informację zwrotną od pracujących zdalnie osób? Na dwa sposoby:

• ankiety i formularze,
• sesje wideo z przedstawicielem działu HR lub przełożonym.

Warto zadbać o więcej niż jedno działanie feedbackowe. Jedno można zaplanować już na początku po pierwszym etapie rekrutacji, a kolejne podczas wdrażania. Będzie to też okazja do pierwszego feedforward, który pomoże nowej osobie ukierunkować swoje działania we właściwą stronę.

Ile powinien trwać proces onboardingu pracownika?

Zgodnie z badaniem zrealizowanym na zlecenie Gamfi, aż 56% polskich firm kończy onboarding jeszcze przed upływem pierwszego tygodnia pracy. A w 21% przypadków onboarding kończy się już w pierwszym dniu. Jedynie 16% pracowników mogło liczyć na wdrożenie dłuższe niż 1 miesiąc, a 8% osób nie przeszło żadnego procesu adaptacyjnego.

Ile zatem powinien trwać dobrze przeprowadzony onboarding? Nie ma na to jednej poprawnej odpowiedzi. Zależy to od wielu czynników, takich jak:

• wielkość firmy,
• branża,
• poziom stanowiska,
• zakres obowiązków,
• i inne.

Według autorki publikacji „Onboarding New Employees: Maximizing Success”, pracownik dopiero po okresie około 90 dni jest w stanie w pełni wykazywać się w pracy. To jak ważne są pierwsze 3 miesiące w kontekście zatrudnienia potwierdzają badania wykonane przez BambooHR⁹, które dowodzą, że średnio aż jedna szósta pracowników rezygnuje z pracy właśnie w okresie pierwszych trzech miesięcy.

Warto zatem przyjąć, że pierwszy kwartał to optymalny czas na odpowiednie wprowadzenie nowego pracownika i proces adaptacji. Zatem jeśli w tym właśnie czasie zapewnimy odpowiednie wdrożenie w ramach onboardingu, znacząco zwiększymy szansę pozyskania zaangażowanego pracownika na lata.

Źródła:

1. Help New Hires Succeed: Beat the Statistics – http://thewynhurstgroup.com/wp-content/uploads/2014/07/Help-New-Hires-Succeed.pdf ↩︎
2. Badanie od Aberdeen Group https://deliberatepractice.com.au/wp-content/uploads/2013/04/Onboarding-2013.pdf ↩︎
3. Podsumowanie najważniejszych kwestii związanych z onboardingiem od SHRM https://www.shrm.org/topics-tools/tools/toolkits/understanding-employee-onboarding ↩︎
4. Artykuł Arlene S. Hirsch https://www.shrm.org/topics-tools/news/talent-acquisition/dont-underestimate-importance-good-onboarding ↩︎
5. Raport Marty Dobrzańskiej – Employee Experience w Polsce https://www.slideshare.net/martadobrzanska/raport-employee-experience-w-polsce-2017-84615922 ↩︎
6. Badanie nt. onboardingu od Clear Company https://techjury.net/blog/onboarding-statistics/ ↩︎
7. Badanie wykonane przez Aberdeen Group https://www.aberdeen.com/hcm-essentials/making-the-business-case-for-employee-learning-programs/ ↩︎
8. Harvard Business Review https://hbr.org/2018/12/to-retain-new-hires-spend-more-time-onboarding-them ↩︎
9. Badanie wykonane przez BambooHR https://www.shrm.org/topics-tools/news/talent-acquisition/onboarding-key-to-retaining-engaging-talent ↩︎